Техника принятия руководящих решений

От управленческих решений зависит успех бизнеса. Принимать их сложно, особенно в кризис и нестабильное время, когда малейшая ошибка может обернуться крахом компании.

Хорошая новость: существуют специальные методы и инструменты принятия руководящих решений, которые помогают сделать правильный выбор среди множества альтернатив. Да и в целом принятие решения — навык, которым можно овладеть и довести до совершенства, постоянно практикуясь и собирая свой багаж знаний, полученный на пробах и ошибках.

Что такое решение и от чего зависит его качество

Каждый день мы делаем выбор и принимаем решения, часто интуитивно. А осознанно принимать рациональные решения — это навык, точнее, целый набор умений:

• Умение видеть максимальное количество возможных вариантов.

• Умение расставлять приоритеты.

• Умение выбирать одно решение из десятков альтернатив.

В условиях современного рынка с высокой конкуренцией особенно важно максимально развить эти способности. Важно понимать, что два руководителя с одинаково развитым навыком принятия решений делают разный выбор, так как находятся под воздействием разных факторов:

Система ценностей руководителя. У всех разные взгляды на жизнь и это влияет на принятие решения. Например, один уверен, что не стоит увольнять сотрудника, который выполнил свою работу неэффективно, и дает ему второй шанс, отправляя на курсы. Другой сразу прощается с работником, так как считает неприемлемым получать работу плохого качества.

Среда принятия решения. На выбор также влияют внешние факторы, например, в жару значительно снижается продуктивность и когнитивные функции. Кроме этого, условия неопределенности, риска, нехватки времени будут играть большую роль в принятии решения.

Качество исходной информации. Погрешности в данных, особенно для расчета прибыли или потерь от принятия того или иного решения, могут привести к фатальной ошибке при выборе. Информация должна быть достоверной и полной.

Как принять эффективное решение

Выработка эффективного решения — это не просто выбор среди очевидных альтернатив, а целый алгоритм:

Постановка целей. Обозначьте конкретную проблему, которую необходимо решить. Как правило, в рамках одной проблемы должно быть предложено одно решение.

Сбор информации. Соберите как можно больше необходимых данных, проанализируйте и удостоверьтесь в их точности.

Определение критериев измерения эффективности. Их выделяют три:

1. Стратегическая доходность — прибыль, полученная не в моменте, а через определенное время.

2. Мотивация сотрудников — эффективные решения повышают желание сотрудников работать.

3. Авторитет — при неправильном выборе возникают последствия, которые влияют на авторитет руководителя.

Выбор метода принятия решения. Существует несколько техник, которые помогут выбрать эффективные решения. Выбор необходимого метода зависит от внешних факторов:

• Функционально-стоимостный анализ. Метод заключается в анализе, оценке и оптимизации затрат на исполнение функций без снижения качества. Преимущество метода заключается в том, что он подходит для любой сферы и предлагает измеримые решения: соотношение набора функций с затратами на их реализацию. Также он подходит для поиска решений проблем, где возможен риск убытка.

• Метод проб и ошибок. Самый простой способ, но с самым высоким риском ошибки. Его суть заключается в том, чтобы собрать все возможные варианты решения и выбрать оптимальный. Метод подойдет для принятия решения не глобальных проблем в условиях ограниченного времени. Он не предполагает какой-либо аналитики, оценок и организованности, но для снижения риска ошибки можно воспользоваться SWOT-анализом. То есть создать матрицу с сильными и слабыми сторонами всех решений, а также возможностями и угрозами, и выбрать наиболее подходящее.

• Морфологический анализ. Еще одна техника принятия решений, основанная на построении матрицы. Для сформулированной проблемы описываются ключевые характеристики и альтернатива решений — по одной на каждую ячейку. Элементы, которые противоречат друг другу, не берутся в расчет. Из всех комбинаций выбирается наиболее подходящий. Недостаток метода заключается в изобилии полученных вариантов решения, поэтому его стоит использовать при небольшом количестве альтернатив.

• Контрольные вопросы. Помогает рассмотреть задачу с разных сторон при помощи вопросов и найти нестандартное решение. Можно использовать уже созданные списки вопросов, например, по Осборну, или создать свой. При этом подходе остается высокий риск принятия неверного решения, и исход зависит от компетентности руководителя.

• Дерево решений. Заключается в дроблении большой проблемы на элементы, те, в свою очередь, делятся на более мелкие, пока не выйдет финальное решение. Таких ветвей может быть несколько. После составления дерева начинается анализ — выявление неэффективных или трудозатратных решений.

• Мозговой штурм. Поиск нужного решения коллективным способом. Преимущество метода — возможность взглянуть на проблему глазами другого сотрудника и решить ее в кратчайшие сроки. Брейнсторминг можно проводить в несколько этапов, дополнять и развивать предложения других экспертов.

Принятие и реализация управленческого решения. Последний этап — утвердить выбранное решение и донести до исполнителей.

Типичные ошибки при принятии решений

Устанавливать рамки. Часто ограниченность мышления предлагает нам принять решение в формате «Да» или «Нет». И мы выбираем между этими вариантами, не рассматривая альтернативы, особенно в условиях ограниченного времени.

Что делать: ищите решения одним из вышеописанных методов. Выберите то, которое подходит для вашей проблемы и ситуации.

Поддаваться эмоциям. Вам нужно срочно принять важное решение, в это же время HR-специалист сообщает об увольнении сотрудника, еще один работник врывается в кабинет и требует повышения зарплаты — эмоции переполняют, и решение принимается необдуманно.

Что делать: воспользуйтесь техниками избавления от негативных эмоций: сделайте дыхательную разминку, выпейте воды с лимоном, возьмите перерыв и подождите некоторое время.

Пропускать ошибки. Всем свойственно ошибаться, и руководитель не всегда может принимать верные решения. Причина может быть в некомпетентности, недостоверности информации, а ситуации постоянно повторяются.

Что делать: если была совершена ошибка, нужно проанализировать весь алгоритм действий при решении проблемы и найти «промах». Тогда в последующем в сходной ситуации высок шанс не совершить ту же ошибку.

Менять решение под влиянием другого мнения. Речь идет не о ситуации, когда вы получили критику или предложение от коллеги, все обдумали и внесли коррективы. Часто под давлением времени и сторонних мнений мы начинаем судорожно искать другие решения, забыв про все проанализированные данные.

Что делать: если вы стали сомневаться в последний момент, не делайте поспешных выводов. Подождите и вернитесь к задаче на следующий день. Если вы понимаете, что действительно нужно внести коррективы, сделайте это обдуманно, при необходимости пройдите с самого начала по алгоритму принятия решения.