Контроль и обратная связь на удаленке

Важные тезисы из прямого эфира с преподавателем Русской Школы Управления Олегом Гамазиным. Присоединяйтесь к регулярным встречам с экспертами в проекте «РШУ в прямом эфире» на нашей страничке в Инстаграм.

В современных условиях руководитель вынужден работать и управлять сотрудниками в удаленном режиме. Новый формат повлиял на три аспекта: рабочую среду, систему коммуникаций и формы контроля эффективности.

Рабочая экосистема

Удаленка — это не просто смена места работы. Меняется среда, которую раньше создавала компания: атмосфера, обеспечение ресурсами, целая экосистема, благодаря которой сотрудник может сосредоточиться на выполнении задачи. В домашней обстановке не каждый может настроиться на рабочий лад. Этому мешает двойная нагрузка: мы должны работать и одновременно заниматься семейными вопросами. Проблемы близких, вынужденная изоляция в квартире и новости в интернете — причина стрессов. 

Коммуникации 

В офисе рабочие вопросы часто решаются быстро. При личном общении по реакции человека можно понять, насколько хорошо тот понял поставленную задачу, есть возможности для «моментальной коммуникации».

В удаленном режиме все сложнее, коммуникации требуют особого внимания. Распространенная ошибка руководителей — считать, что всем понятно, что они сказали. В офисе последствия этой ошибки сглаживаются за счет общения между сотрудниками. На удаленке коммуникационные искажения влияют на качество работы из-за нечеткой постановки задач руководителем. 

Контроль

В новых условиях руководители не видят своих сотрудников и не знают, чем те в данный момент занимаются, как идет рабочий процесс. У неопытных менеджеров возникает ощущение, что они не держат руку на пульсе. Появляется нервозность, которая приводит к ошибкам в организации контроля подчиненных: избыточности, недостаточности и неадекватности.

Избыточный контроль часто связан с неуверенностью руководителя в своих силах. Недостаточный контроль — наоборот, с недооценкой внешних факторов, которые влияют даже на ответственного работника на удаленке. Неадекватный подход — с выбором неверных способов контроля.

Как наладить работу

1. Обращайте внимание на формат коммуникаций, на то, как и что говорите. Если ставите задачу, убедитесь, что подчиненный ее понял. В этой ситуации простой вопрос о том, все ли понятно, не работает. Нужно либо попросить сотрудника повторить, что вы сказали, либо чтобы он рассказал, какие действия нужно выполнить, чтобы решить поставленную задачу. Задайте наводящие вопросы и убедитесь, что работник вас понял. 

2. Ежедневно по утрам проводите короткие летучки. Желательно, чтобы все участники надевали офисную одежду — так вы будете видеть, что команда находится в боевом состоянии. На летучках уделяйте внимание двум аспектам:
   
   План-факт. Обсуждайте, что было запланировано, что в итоге сделано, что помешало добиться плановых показателей, какие предложения есть у подчиненного для исправления ситуации. Такой ежедневный отчет поможет структурировать работу, переложить функцию контроля и отчетности на плечи персонала и сделать доклад сотрудника простым и логичным.
   
   Помехи. Есть ли какой-то «затык»? Спрашивайте работников о том, что им мешает.Так вы будете контролировать план-факт, знать причину происходящих событий и видеть, понимает ли ваш сотрудник поставленную задачу.

3. Второй блок контроля — еженедельные собрания. Начинайте их с вопроса «Что хорошее случилось за неделю?». Начните с себя: расскажите о позитивных новостях компании, поздравьте тех, у кого был день рождения, порекомендуйте интересный фильм. Далее переходите к обсуждению недельного план-факта по той же схеме, что и на ежедневных летучках.
   
   На еженедельных встречах должен действовать режим демократуры: пока вы обсуждаете рабочие вопросы, все имеют право голоса. Введите правило: высказал тезис — приведи аргумент. Когда решение принято, никакие отклонения недопустимы, наступает диктатура.

4. Попробуйте вновь оценить своих сотрудников, присмотритесь к их работе. Необязательно тот, кто в офисе выдавал результаты, продолжит эффективно работать на удаленке. 

5. Во время кризиса нам всем нужна поддержка и человеческое внимание. Помните, что перед вами не роботы, а люди, которые устали сидеть в четырех стенах.

6. Увеличьте количество мотивирующей обратной связи. Отмечайте все, что ваши сотрудники делают хорошо и даже немного приукрашивайте. Благодаря этому работники будут знать, что вы их цените, признаете вклад в общее дело и поддерживаете.

7. Давайте корректирующую обратную связь, она поможет подчиненному понять, что он сделал неправильно, и исправить ситуацию. Такую обратную связь лучше давать в комплексе: с обсуждением того, что можно было бы улучшить, и постановкой задачи на исправление. 

Материал подготовлен на основе выступления преподавателя Русской Школы Управления Олега Гамазина.

Развивайтесь вместе с нами: в каталоге Русской Школы Управления более 700 онлайн-трансляций и почти 500 дистанционных курсов. Учитесь в удобном для вас формате в любое время и в любом месте! Также обратите внимание на наши антикризисные курсы.