Как повысить эффективность ИТ-службы во время кризиса

ИТ-службы попадают в кризисные ситуации вместе с бизнесом. Как минимизировать ущерб и повлиять на эффективность подразделения в сложное для экономики время? Основные тезисы прямого эфира с преподавателем Русской Школы Управления Андреем Носовым.

Как повысить эффективность ИТ-службы

Чтобы повысить эффективность ИТ-подразделения во время кризиса, нужно соотнести его работу с бизнес-задачами. Сделайте семь управленческих шагов:

1. Синхронизируйте ИТ-стратегию с бизнес-стратегией

Фактор синхронизации работы бизнеса и ИТ особенно важен во время кризиса. ИТ-подразделение должно предоставить менеджменту работающий инструментарий, с помощью которого можно быстро принимать качественные управленческие решения. Бизнес-стратегия далеко не всегда находится в публичном доступе и бывает не формализована в виде отдельного документа. Часто она есть только «в головах» у менеджмента компании, а ее элементы обсуждаются на стратегических сессиях. Нужно уметь получать информацию от менеджмента и подстраиваться под бизнес-стратегию компании — во время кризиса она может кардинально измениться:

• Некоторые предприятия быстро перепрофилируются и вместо стагнации демонстрируют взрывной рост. В этом случае ИТ-подразделению нужно удовлетворять потребности новых бизнес-направлений, внедрять новое программное обеспечение.
• Другие растут за счет продажи дефицитных продуктов или услуг, а на ИТ-службу ложится поддержка масштабирования бизнеса.
• Третьи стагнируют. В такой ситуации от ИТ требуются не новые идеи или внедрения, а продажа лишних активов и экономия.

2. Пересмотрите соглашения между бизнесом и ИТ-службой

В зависимости от стратегии и принимаемых решений бизнес может увеличить, сократить потребление, либо создать запрос на новые ИТ-услуги. 

Проведите аудит соглашений между ИТ и бизнесом, имеющихся мощностей, отслеживайте взятые на себя обязательства. Так вы поймете, какой персонал нужен, чтобы удовлетворить потребности компании без снижения качества. Такая гибкость ИТ-службе нужна не только во время кризиса.

3. Оптимизируйте каталог ИТ-услуг для бизнеса 

После пересмотра договоренностей в зависимости от выбранной бизнес-стратегии блок ИТ-услуг может измениться.

4. Оптимизируйте персонал

Перераспределите сотрудников в рамках новых задач, рационально используйте человеческий капитал. В зависимости от нагрузки можно либо передать часть ИТ-услуг на аутсорсинг, либо, наоборот, сократить ресурсы на выполнение той или иной функции.

5. Управляйте ИТ-бюджетом

Важно не то, куда уходит ИТ-бюджет, а зачем вы тратите эти деньги. При согласовании не просто указывайте статьи расходов, но объясняйте, зачем эти расходы нужны ИТ-подразделению и компании в целом. Оцените нагрузку, которая ложится на инфраструктуру и объемы услуг, потребляемые заказчиком. Так сможете уложиться в бюджет.

6. Научитесь рассчитывать себестоимость ИТ-услуг

Определяйте важные направления работы, рассчитывайте себестоимость ИТ-услуг, чтобы аргументировано принимать решения о передаче отдельных функций на аутсорсинг. Постоянно подсчитывайте затраты на персонал и service desk. Это особенно актуально во время кризиса, когда первые лица компании задумываются о сокращении расходов. 

7. Управляйте ИТ-рисками

Будьте готовы к различным видам рисков, управляйте ими на всех этапах: от идентификации до принятия мер по их нивелированию.

Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ.