Принципы тайм-менеджмента в работе

В разном возрасте время ощущается по-разному. Зрелые люди часто говорят, что время для них летит быстрее и жизнь становится более динамичной. Одна из возможных причин такого явления — информационный поток: по интенсивности он гораздо выше того, с которым люди сталкивались 20 или 30 лет назад. Чем больше взрослый человек работает, общается и действует, тем выше темп его жизни. А еще с возрастом снижается скорость, с которой мы обрабатываем информацию. 

Система управления временем

Скорость течения времени зависит от субъективного восприятия. Многие считают, что с помощью науки тайм-менеджмента можно научиться управлять временем. На мой взгляд, единственное, что мы действительно можем сделать — это научиться управлять собой во времени и создать собственную систему управления.

Тайм-менеджмент — управленческий инструмент, который позволяет объединить жизненные и профессиональные цели, имеющиеся ресурсы и компетенции человека. Навыки тайм-менеджмента в работе полезно развивать всем сотрудникам, но они особенно важны для руководителей среднего и высшего звена. Умение связать все указанные выше атрибуты в одну систему — залог профессионального успеха.

1. Подготовьте план

Начинать планирование лучше с небольших временных отрезков, например, с рабочего дня. Составьте план с вечера, включите в него не только перечень задач и дел, которые вам предстоят, но и попытайтесь представить весь свой день. Проживите его мысленно, по возможности испытайте эмоции, которые вас ожидают. 

• Несколько деловых встреч.
• Совещание с руководителем.
• Планерку с подчиненными.
• Деловые звонки.
• Обработку почты.
• Работу с бухгалтерскими документами.

Если представите, как будете это делать, то сможете предположить, что после интенсивного совещания с начальством вы будете чувствовать себя уставшим. Поэтому планировать подряд две встречи не стоит. Лучше чередовать интенсивные дела и дела, которые не требуют высокой нагрузки.

2. Начните день правильно, будьте проактивны

Есть мнение, что начинать работу нужно с выполнения главных, особо значимых дел, а всю мелочевку оставлять на конец рабочего дня. Однако такой способ планирования подходит не всем: на него влияет темперамент и тип личности.

Людям, которые быстро выдыхаются, действительно все важные дела лучше планировать на первую половину дня, пока еще есть запал. Тем, кто достаточно долго может держать нагрузку, больше подойдет способ чередования важных и менее значимых дел. Нагрузка распределится равномерно и за день они успеют сделать все намеченное. Есть и те, у кого пик активности приходится на вторую половину дня. Таким людям логично назначать все интенсивные переговоры, встречи на более поздний период, а утром постепенно приходить в себя, занимаясь спокойными делами.

Нет смысла жестко загонять себя под «общепринятые» рамки. Важно определить собственный темп и ритм жизни для планирования. Еще более важно сохранить лидерскую позицию при планировании своего рабочего времени. Вы сами должны управлять своими делами, планировать нагрузку, распределять приоритеты. Дела не должны управлять вами. Такая проактивная позиция позволит сохранить контроль над ситуацией и добиться собственных целей, а не обслуживать бесконечный информационный поток.

3. Расставьте приоритеты

Следующий навык, которым нужно овладеть — приоритизация. Это умение расставлять приоритеты и концентрироваться на главном. Прежде всего, нужно осознать, что количество не равно качеству. Большое количество звонков не равно такому же высокому уровню продаж. Надо освоить избирательный и аналитический подход. Возможно, для того, чтобы получить нужное количество заказов, вам не надо делать десять звонков, достаточно ограничиться двумя — тремя? У каждой задачи, звонка, встречи есть свой потенциал. Не торопитесь хвататься за дело. Сначала постарайтесь оценить значимость того, что планируете выполнить, и расставьте приоритеты.

4. Делегируйте задачи

Руководствоваться в тайм-менеджменте нужно собственными целями и задачами. Дела, которые требуют выполнения, но не совпадают с вашими целями, можно делегировать.

В каких случаях нужно прибегать к делегированию:

1. Если выполнение работы потребует от вас колоссальных усилий и больших затрат по времени. Например, перевод документов на иностранный язык, если вы им не очень хорошо владеете.

2. Если для выполнения работы нужна более низкая квалификация, чем ваша. Обработка документов, архивация, категоризация — подобные задачи нужно отдавать другим исполнителям. Если делегировать простой набор номера на телефоне секретарю и просить его соединять абонента с вами уже сразу, на этой простой операции можно сэкономить до 40 минут в день.

Принципам тайм-менеджмента в работе стремятся следовать даже те, кто по складу характера неспособен «жить по плану». Что можно посоветовать в этом случае? Живите в соответствии со своей природой, не тратьте силы на жестокую борьбу с самим собой. Лучше инвестировать это время в развитие других своих сильных сторон!

Запомнить

• В разном возрасте мы по-разному воспринимаем течение времени. Чем старше мы становимся, тем быстрее оно движется. На это также влияет увеличивающаяся нагрузка и растущий информационный поток.
• Главное — научиться управлять собой и создать собственную систему управления временем.
• В этом поможет тайм-менеджмент — управленческий инструмент, который позволяет объединить жизненные и профессиональные цели, имеющиеся ресурсы и профессиональные навыки человека. 
• Чтобы тайм-менеджмент работал, следуйте четырем правилам: планируйте, правильно начинайте день, расставляйте приоритеты и научитесь делегировать задачи.