Как давать обратную связь и принимать замечания

Критика — мощный инструмент, который помогает добиваться лучших результатов, находить мотивацию и укреплять отношения, но при его неправильном использовании повышается риск снижения продуктивности и утраты доверия.

Высказывать и принимать критику нелегко — люди часто воспринимают ее как оскорбление и переходят в режим защиты и нападения. Поэтому важно развивать навык подачи и получения обратной связи, ведь мы вынуждены применять ее во всех сферах, и от качества критики будет зависеть результат, который хотим получить.

Конструктивная и деструктивная критика: в чем отличие

Конструктивная критика — обратная связь, которая содержит конкретные, объективные замечания и практические рекомендации о том, как добиться положительного результата. Она укрепляет доверие и дает возможность роста обеим сторонам.

Деструктивная критика — вид критики, который не способствует исправлению ситуации и совершенствованию профессиональных навыков. Деструктивная критика состоит из отрицательных комментариев, которые не несут практической пользы и часто высказываются публично с целью задеть оппонента.

Правила конструктивной критики

Продумайте свой отзыв

Чтобы критика не приняла деструктивный характер, не спешите давать ее сразу. Часто эмоции мешают трезво оценивать ситуацию и принимать взвешенные решения, поэтому разговор стоит продумать заранее, тщательно формулируя отзыв с рекомендациями.

Спросите себя: поможет ли критика исправить ситуацию, как ваша обратная связь этому способствует?

Говорите лично

Не каждый умеет достойно и адекватно воспринимать критику. Ситуация усугубится, если обратная связь дается публично. В таком случае критикуемый может закрыться от беседы и потерять к вам доверие. Чтобы этого не произошло, запланируйте разговор тет-а-тет в непринужденной атмосфере.

Например: Иван Сергеевич, не могли бы вы уделить мне 15 минут? Давайте пройдем в переговорную, я хотел бы обсудить итоги вашей встречи с клиентом.

Используйте метод похвалы и критики

Метод действенный, но может оказаться неэффективным при несоблюдении правил. Чтобы критика оказала нужный эффект на человека, нужно:

• Придерживаться структуре: похвала, критика, похвала.

• Не давать положительных комментариев больше, чем критики.

• Избегать напускного позитива: не должно быть бессмысленных комплиментов.

Например: Я просмотрел ежемесячный отчет — вы предоставили полную картину по проекту и провели хорошую аналитическую работу. Но в вашем документе все данные представлены в таблице, по которой сложно отследить динамику показателей. Будет гораздо лучше, если в следующий раз вы оформите их дополнительно в графиках. Тогда они отлично дополнят ваши верно составленные выводы и предложения.

Дайте рекомендации по улучшению

Особенность и преимущество конструктивной критики в том, что критикуемый четко понимает свои ошибки и знает способы их решения. Дайте понять, что обратная связь не заканчивается на перечислении недостатков, и вы готовы продолжить диалог для решения проблемы.

Например: Вы определенно приложили много усилий при подготовке презентации для выступления. Но на мой взгляд, она не произвела должного впечатления, так как текст сливался с фоном. Попробуйте в следующий раз сделать контрастный шрифт — тогда вашу информативную презентацию оценят по достоинству, и она отлично дополнит выступление. Что думаете об этом?

Учитывайте мнение критикуемого

Конструктивную критику лучше проводить в формате беседы. Во-первых, обратная связь гораздо эффективнее, если преподносить ее в форме помощи, а не наставлений или приказа. Во-вторых, критика — мнение одной стороны, которая основана на представлениях того, кто ее дает. Диалог позволяет увидеть иную точку зрения, а совместное обсуждение позволит быстрее найти решение проблемы.

Например: Мне показалось, что ваше выступление на конференции пошло не по плану. Возможно, вы уделили недостаточно времени для подготовки к ней? Что думаете по этому поводу?

Критикуйте своевременно

Конструктивную критику нужно давать, пока проблема актуальна. Если слишком задержаться, то обратная связь станет менее полезной или вовсе не нужной.

Например: В эту среду вы проводили обучение коллег. Мне бы хотелось обсудить ваше выступление. Оно получилось весьма информативным, но было бы еще лучше, если бы вы дополнительно предоставили сотрудникам материал в электронном виде, чтобы они в любой момент могли освежить знания.

Используйте дружелюбный тон и жесты

Хорошей речи для конструктивной критики недостаточно. Нужно уделить внимание невербальному общению: использовать дружественный тон и неагрессивные жесты. Попрактикуйтесь перед зеркалом, чтобы увидеть себя со стороны.

Как воспринимать критику

Конструктивная критика — это не нападение, а помощь. Тем не менее, не каждый может реагировать на нее тактично. Чтобы оставаться профессионалом даже при получении разгромной обратной связи, выполняйте четыре простых действия:

1. Не поддавайтесь первым эмоциям. Когда человека критикуют, у него включается антистрессовый защитный механизм. Такое состояние вызывает желание спорить и отстаивать свою точку зрения. Чтобы избежать конфликта, сделайте глубокий вдох и напомните себе, что критика помогает вам расти, постарайтесь найти в словах оппонента пользу.

2. Выслушайте собеседника до конца. Главная ошибка, из-за которой начинаются споры или появляется желание уйти от разговора, — недослушать речь критика. Сосредоточьтесь на обратной связи, даже если она кажется вам неконструктивной. Это поможет выяснить детали.

3. Поблагодарите за обратную связь. Помните, что давать критику может быть сложнее, чем принимать ее. Покажите собеседнику, что оценили его старания вам помочь.

4. Беседуйте. Чтобы разобрать обратную связь, поделитесь своим мнением. Не стоит опровергать и опротестовывать критику, гораздо эффективнее задавать вопросы, попросить внести больше ясности и запросить конкретные примеры. Если вы не готовы это сделать сразу, то попросите собеседника перенести разговор на другое время.

Что делать с самокритикой

Тактика по принятию конструктивной критики от собеседника не подходит, если критиком являетесь вы сами. Внутренний критик может быть гораздо опаснее мнения извне: люди, склонные к постоянной и излишней самокритике, могут впадать в депрессивные состояния.

При этом здоровая самокритика — это неплохо, она помогает качественно выполнять задачи. Чтобы она не превратилась в самобичевание, нужно уметь работать с внутренним критиком:

• Обращайте внимание на свои мысли. Зачастую они идут потоком, и человек держит их в себе без разбора, не замечая моментов самокритики, которые со временем оставляют последствия. Фиксируйте моменты, когда хочется себя поругать, и разбирайте их: почему возникла критика, при каких обстоятельствах, были ли последствия.

• Сосредоточьтесь на позитивных моментах. В каждой негативной ситуации ищите положительные факторы, чтобы не давать внутреннему критику высказаться. Например, вы забыли важный рабочий документ дома и пришлось возвращаться за ним. Похвалите себя за то, что вспомнили о нем, и сосредоточьтесь на решении проблемы.

• Записывайте победы дня. Это простое упражнение поможет сконцентрироваться на положительных моментах. Выписывайте достижения, даже если они незначительные.

• Проверьте факты. Фиксируйте моменты, когда критикуете себя, и рассматривайте подробно каждый сценарий. Вы сможете, во-первых, дать себе рекомендации, чтобы избежать нежелательного финала. Во-вторых, поймете, что он не так страшен, как вы представляли.