Цифровая трансформация: как автоматизировать бизнес-процессы компании

Автоматизация бизнес-процессов предприятия — это не просто оптимизация отдельных операций, а стратегическое направление, которое способно значительно повысить показатели эффективности. Исследования показывают, что внедрение автоматизации позволяет сократить операционные расходы на 20–30% и увеличить производительность до 25%. Впечатляющие цифры, не так ли?

Однако недостаточно просто заменить ручные таблицы учета компьютерными файлами Excel, а устные поручения перенести на доску Kanban. Настоящая автоматизация — это глубокий анализ существующих процессов, выявление узких мест, разработка новой, более эффективной схемы работы и, конечно, выбор подходящих инструментов. 

В этой статье мы расскажем, зачем нужна автоматизация бизнес-процессов, какие преимущества она дает бизнесу и как правильно провести проект, чтобы получить максимальную отдачу. В подготовке материала нам помог преподаватель РШУ и действующий член Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами — Буряк Тимофей Валерьевич.

Содержание:

— Бизнес-процессы — это активы компании

— Автоматизация бизнес-процессов: как не остаться в прошлом веке

— Как проходит автоматизация бизнес-процессов управления

Бизнес-процессы — это активы компании

Бизнес-процесс — это набор взаимосвязанных, повторяющихся задач, направленных на достижение определенных результатов, представляющих ценность для клиентов.

Бизнес-процессы обладают рядом общих признаков

Деятельность компании можно назвать бизнес-процессом, если: 

• задействованы ресурсы — человеческие, материальные, интеллектуальные;

• деятельность направлена на преобразование ресурсов в результат. 

Бизнес-процессы — это нематериальные активы компании. А любыми активами нужно управлять. И чтобы сделать это максимально эффективно, необходимо учитывать цели организации и факторы, которые могут повлиять на их достижение.

Все бизнес-процессы организации можно разделить на три категории

Отлично, с бизнес-процессами разобрались — они есть в любой компании. Это актив, которым нужно управлять. Но как это делать, чтобы не тратить много денег и времени, а, наоборот, извлекать из них выгоду? С помощью автоматизации. 

Автоматизация бизнес-процессов: как не остаться в прошлом веке

Автоматизация — это перевод бизнес-процессов компании в цифровой формат с использованием информационных технологий. Это один из способов усовершенствовать работу компании, сделать ее более прозрачной, удобной, эффективной, а также возможность обеспечить контроль над ресурсами. В конечном итоге автоматизация создает условия для развития организации.

Проиллюстрируем, как работают технологии автоматизации бизнес-процессов на примере. 

Руководитель отдела продаж в оптовом строительном магазине ежедневно занимался отправкой счетов и актов. Он собирал закрытые сделки от всех менеджеров и вручную отправлял счета, составлял накладные, вносил данные покупателей. Когда внедрили программу финучета, система сама начала формировать счета, подтягивая данные о товарах и контрагентах из карточек сделок. Результат электронного документооборота — точность, высокая скорость и экономия времени. 

Конкретная цель и результат автоматизации зависят от того, какой бизнес-процесс нужно усовершенствовать. Даже то, что уборщица каждый день моет полы в офисе, можно рассматривать как бизнес-процесс. А покупку поломоечной машины — как автоматизацию бизнес-процесса. В таком случае целью автоматизации будет поддержание чистоты в офисе и снижение затрат на клининг. 

Важный момент: автоматизация подходит всем компаниям. Но не стоит делать автоматизацию только ради нее самой. Необходим предварительный анализ и планирование. Иначе можно автоматизировать то, что недостаточно хорошо работает.

Автоматизация подходит всем, но всегда ли ее необходимо использовать? Компания вполне может работать без автоматизации бизнес-процессов. Но нужно понимать, что такой подход обходится дороже, создает больше сложностей и ограничивает возможности для роста предприятия. 

На старте бизнеса, возможно, не стоит торопиться с внедрением специальных систем. Но когда компания выходит на стабильный доход и начинает масштабироваться, автоматизация бизнес-процессов становится необходимостью. 

Без нее компания:

• не может в полной мере управлять процессами вручную — что-то будет потеряно, забыто, обязательно закрадется ошибка;

• тратит слишком много ресурсов — тут мы говорим не только о деньгах, но и о времени;

• достигает потолка развития — компания не может выйти на более высокую прибыль из-за низкой адаптации к изменениям внешней среды и внутренним преобразованиям. 

Как проходит автоматизация бизнес-процессов управления

Автоматизация бизнес-проекта — это проект. Поэтому, как и к любому проекту, к нему нужно подходить индивидуально. Этапы и используемые инструменты будут зависеть от целей и методологии управления проектами, которую применяют на предприятии. 

Среди инструментов автоматизации могут быть разные программные обеспечения и облачные сервисы в том числе CRM, LMS, HCM, BMPS и другие. Даже заменить ручной станок на заводе на оборудование с ЧПУ или конвейером — уже значит автоматизировать ряд производственных бизнес-процессов. Выбор инструментов зависит от конкретных задач бизнеса.

Не всегда можно полностью автоматизировать какой-то бизнес-процесс, например, это может оказаться дорогим решением. В таком случае можно его роботизировать. Такой подход, использование цифрового помощника, позволяет выполнить большой объем повторяющихся задач, которые ранее выполняли люди.

Каждый проект уникален: объем работ, сроки исполнения, количество привлеченных сотрудников могут отличаться. При внедрении автоматизации нужно учитывать, что управление бизнес-процессами — это не разовый проект, а постоянная работа на совершенствование деятельности компании. Бизнес-процесс имеет жизненный цикл. И он постоянно должен совершенствоваться по замкнутому жизненному циклу.