Пять пассивно-агрессивных фраз в деловой переписке

Эксперт по лидерству Эрика Дхаван делится советами, как наладить деловые коммуникации в диджитал-среде и добиться, чтобы вас правильно понимали коллеги.

Сегодня бизнес-отношения во многом перешли в онлайн. В результате взаимное недопонимание сотрудников достигло рекордно высокого уровня: мы столкнулись с настоящим кризисом медиакоммуникаций, при котором участники имейл-переписки в половине случаев неспособны верно интерпретировать тон писем своих коллег. Это приводит к потерям рабочего времени и росту тревожности.

Хорошо это или плохо, общение в почте и мессенджерах не позволяет нам увидеть непосредственную реакцию друг друга. Вот почему мы ищем способы «вежливо» выразить раздражение, но наша вежливость не всегда правильно интерпретируется на другом конце интернет-кабеля.

Распространенные фразы

Давайте рассмотрим пять фраз, которые выставляют нас в невыгодном свете и демонстрируют скрытую агрессию.

1. «Как я писал ранее...»

На самом деле это значит: «Вы не читали то, что я написал. Обратите внимание на этот раз!»

2. «На будущее…»

На самом деле это значит: «Позвольте мне исправить вашу вопиющую «ошибку», о которой вы знали с самого начала…»

3. «Просто чтобы убедиться, что мы хорошо друг друга поняли…»

На самом деле это значит: «Я собираюсь подстраховаться, чтобы в случае чего все поняли, что я был прав с самого начала…».

4. «В дальнейшем…»

На самом деле это значит: «Никогда больше так не делайте...».

5. «Я вас услышал…»

На самом деле это значит: «Я понял, что вы хотели сказать, но мне все равно…». 

Возможно, вы раньше уже использовали одну из этих фраз, даже не осознавая, что она может быть воспринята как пассивно-агрессивная. Или, возможно, получали такие письма, что также неприятно.

Даже «Спасибо за ваше терпение» в электронном письме может означать, что от вас отмахиваются, назначая неопределенную дату выполнения обязательств, или, наоборот, просят всего на несколько дней больше, чем ожидалось, чтобы сделать обещанное.

Правильный способ выразить свои мысли

Итак, как мы должны сформулировать наше собственное «В продолжение нашего разговора…», не впадая в пассивную агрессивность? Вот что делают успешные коммуникаторы:

Не отвечайте на сообщения или электронные письма, когда вы сердиты или расстроены

Так вы предотвратите недопонимание и сэкономите время. Сохраните свое письмо в черновике, пересмотрите и отправьте его, когда будете в лучшем настроении. Помните об этикете в деловой переписке.

Имейте добрые намерения

Вместо того чтобы обвинять коллегу, поставьте себя на его место и подумайте, почему человек ошибся? Дайте ему возможность переосмыслить свои действия. Иногда полезно просто добавить в переписку краткое резюме разговора, чтобы ему не пришлось возвращаться и читать предыдущие письма, написать: «Вот, о чем я хотел вас попросить» или «Вот, в эти даты снова можно попробовать выполнить задачу».

Проявите сочувствие и поддержку

Заменяйте слова в повелительном наклонении «Сделайте это» на условные фразы типа «Не могли бы вы это сделать?». Когда даете обратную связь, начинайте свое сообщение с выражения признательности, используя такие слова, как «Спасибо за…» или «Отличная работа над…».

Если ваш босс или даже клиент посылает вам пассивно-агрессивное письмо, поборите желание ответить в таком же тоне. Если вы опуститесь на этот уровень, напряжение и тревога только усилятся.

Не игнорируйте коллег

Возьмите на вооружение краткое руководство по онлайн-общению:

1. Если можете ответить на письмо в течение минуты — отвечайте немедленно.

2. Если это срочно: ответьте немедленно или сообщите отправителю, что вы взяли в работу его просьбу. Поставьте отметку в календаре, чтобы не забыть.

3. Если это не срочный вопрос: расслабьтесь, запланируйте время, чтобы ответить, когда вам будет удобно.

4. Когда вы ждете ответа: помните, что у людей может быть много своих проблем. Если время терпит, подождите. Если вы повторяете дважды, а вам не отвечают, переключитесь на другой канал связи (например, позвоните по телефону).

По материалам cnbc.com