Внедрение СМК на предприятии

Внедрение СМК (или системы менеджмента качества) на предприятии — это гибкий процесс, который требует постоянного внимания и корректировки. Однако если все настроить правильно, бизнес терпит меньше издержек из-за уменьшения коэффициента брака, процессы становятся понятными и предсказуемыми, а команда работает продуктивнее.

— Что такое СМК

— Основы процессного управления

— Этапы внедрения СМК

— Как внедрить СМК в организации

Что такое СМК

Система менеджмента качества — это комплекс управленческих механизмов и приемов, которые позволяют всему коллективу повысить продуктивность, качество выпускаемой продукции, стандартизировать ее.

Обычно под внедрением СМК в организацию понимают внедрение стандарта ISO 9001 2011 или более актуальный ISO 9001 2015. Это национальный российский эквивалент серии международных стандартов, разработанных Международной организации по стандартизации. В основе ISO — стандарты, термины и определения, по которым выстраивается система управления организации. Однако это не все существующие стандарты — в России сертификация по ISO необязательна, поэтому часто в компании внедряются СМК, модифицированные под определенную отрасль компании. Например, можно встретить:

• IATF 16949 — это международный отраслевой стандарт для производителей автомобильной продукции, он же стандарт технической спецификации.

• TL 9100 — стандарт для телекоммуникационной области.

• ISO 20000 — стандарт обслуживания ИТ-сервисов, в котором подробно описаны процессы предоставления сервисов, управления взаимодействия между бизнесом и поставщиками, процессы разрешения инцидентов и процессы управления изменениями и конфигурациями.

Важное в процессах внедрения СМК — системный подход. Вряд ли получится взять одну составляющую из стандарта и добавить ее в процессы управления организацией. Повышение эффективности возможно только при создании полноценного механизма перехода бизнеса на новый стандарт.

Основы процессного управления

Сами по себе СМК не гарантируют повышенное качество продукта, отсутствие в нем брака — это лишь следствие улучшения эффективности организации. СМК стоит воспринимать как философию управлению бизнесом, которая строится на внедрении процессного подхода в организации.

Процессный подход — это методология управления, в которой бизнес воспринимается как совокупность процессов, которыми нужно управлять для достижения нужных результатов. Подход состоит из трех стадий.

Документирование процесса. Любой процесс нужно изучить — выяснить, зачем он нужен, кто в нем участвует, какие есть связи между секторами бизнеса, влияющими на процесс. Процесс на этой стадии можно отобразить с помощью блок-схемы.

Анализ производительности процесса. Каждый элемент процесса нужно изучить, посмотреть, как он влияет на другие сектора организации и на метрики бизнеса в целом. Например, с помощью внедрения сквозной аналитики.

Внедрение улучшений. Ответственное лицо, основываясь на результатах аналитики из прошлого этапа, может выбрать гипотезу по улучшению системы или исправлению ошибок. Затем генерируются инструменты, с помощью которых можно тестировать эту гипотезу. Если результаты теста приемлемые, процесс меняется.

Затем цикл из документирования, анализа и внедрения улучшений повторяется.

Этапы внедрения СМК

Усредненный процесс внедрения любой системы менеджмента качества в организацию состоит из нескольких этапов.

Анализ ситуации на предприятии. Нужно обследовать текущую систему менеджмента на соответствие выбранному стандарту, например, ИСО 9001-2015. Результат этого этапа — план реализации проекта, понятная стоимость внедрения, возможно, дорожная карта с разбивкой по времени внедрения.

Распространенная ситуация, когда для анализа ситуации выделяется ответственный — топ-менеджер, например, операционный директор или заместитель генерального. Возможно, создается рабочая группа, которая дальше будет участвовать в процессе внедрения системы качества.

Для продуктивной работы участники рабочей группы обучаются основам выбранного стандарта. И уже после этого проводится анализ процессов.

Нужно выяснить:

• Основные производственные процессы.

• Вспомогательные процессы, которые прямо не влияют на результат, но без которых система невозможна.

• Критически важные бизнес-процессы.

• Функциональные обязанности, влияние разных ролей в организации на процессы, полномочия и распределение ресурсов.

Во время анализа изучается существующая документация организации — стандарты бизнеса, должностные инструкции, положения о подразделения.

Создание модели СМК. Ответственный за внедрение и рабочая группа разрабатывают документацию, в которой должны быть прописаны стандарты и порядок оптимизации работы сотрудников. Нужно помнить, что в основе СМК лежит процессный подход, поэтому стоит сначала формализовать процессы, а уже затем изменять существующую систему в соответствии с требованиями, которые указаны в выбранном стандарте.

Распространенные документы:

• Процессная матрица с распределением ответственности и полномочий.

• Политики в области качества.

• Должностные инструкции.

• Стандарты организации.

• Положения о подразделениях.

Внедрение СМК и внутренний аудит. На этом этапе рабочая группа приводит существующие процессы в соответствии с выбранными стандартами. Возможно, придется работать с сопротивлением изменениям со стороны сотрудников.

В процесс системы менеджмента качества дорабатываются, основываясь на результатах внутреннего аудита и наблюдения за эффективностью процессов.

Опционально — компания может получить сертификат о соответствии выбранному стандарту.

Как внедрить СМК в организации

Выстроить систему менеджмента качества, соответствующую ISO 9001:2015, можно двумя способами: нанять специализированную организацию или вырастить внутри компании ответственного специалиста. Первый вариант удобен, если нужно провести внедрение быстро, и бизнес готов пожертвовать вовлеченностью ради скорости — вероятно, внешний подрядчик в любом случае будет меньше знать о бизнес-процессах и особенностях, чем свой сотрудник.