Сергей, по старой традиции, приехал к нам в офис без предупреждения, в удобное для себя время. Мы уже помогли ему подобрать маркетолога под задачи компании, выбрать необходимый для этого набор «инструментов» - методов работы. Не успела я расположиться за столом и открыть документы, как он уже мерил широкими шагами мое рабочее пространство.
- А оставьте документы, у меня вопрос не по договору. - Мне сразу стало гораздо легче. Сергей остановился напротив меня. – Мы можем поговорить на другую тему?
- У меня есть выбор?
- Ну да, есть, конечно. – Он был настолько серьезен, что не принял шутку. – Вы как- то говорили, если клиенты приезжают ко мне на встречу в офис, то значит, офис – точка продаж, и здесь надо продумать визуальные приемы продаж?
- Не только визуальные – главное, чтобы условия офиса помогли в решении той задачи, ради которой ваши сотрудники приглашают клиентов на «родную территорию».
- К нам в офис приезжают представители магазинов, с которыми мы заключаем или продлеваем договор о поставке плитки. Нам эти правила пригодятся?
- Вполне. Кто (по должности), в какой период сотрудничества и для чего приезжает к вам в гости?
Выяснилось, что первыми от партнеров, при заключении первого договора приезжают специалисты, чтобы убедиться, что компания Сергея та, за кого себя выдает. Перед продлением договора офис прибывают руководители. А партнеров приглашают, чтобы ускорить заключение сделки.
- Но посещение офиса не ускоряет согласование договора. Мы видим, что на продолжительность «процесса принятия решения» со стороны партнера эта встреча не влияет.
- Вы проводили сравнения?
- Да, наши сотрудники, работая с клиентами, ну выражаясь вашим языком, из одной целевой группы проводили переговоры с посещением нашего офиса и без. В итоге срок обсуждения и там, и там был одинаков. А нам надо, чтобы потраченное на встречу время вернулось к нам сокращением времени на обсуждения. Что для этого надо сделать?
- Для начала посмотреть место встречи.
Часть вторая
Место встречи – изменить можно
Мы подъехали на машине Сергея к длинному серому забору, за ним оказался такой же длинный трехэтажный дом из красного кирпича и большими полукруглыми окнами. Мы подошли к железной, окрашенной в серый цвет двери, к которой была прикреплена синяя табличка с названием компании Сергея. Венцом «гостеприимного входа» оказались продольные массивные скобы – только амбарного замка не хватало.
- Это ваш парадный подъезд для гостей?
- Ну да, а что? Понимаете, это самый прямой путь в офис, без обходных маневров. – Сергей с трудом распахнул передо мной дверь, открыв глухой (без окон) темный коридор, с винтовой лестницей, ведущей круто вверх. Подниматься наверх совершенно не хотелось…
- Представьте себя на месте гостей. Как вы думаете, что они здесь думают о вас, подымаясь по лестнице, особенно женщины на каблуках и в узких юбках?
- Они, наверное, привыкли … со временем, – Сергей неловко переступил с ноги на ногу, по-новому оглядывая хорошо знакомое ему помещение. - У нас есть служебный вход, но он со стороны склада и им в основном пользуются сотрудники. Хотите, пройдем в офис оттуда?
Я очень хотела.
Мы обошли дом с торца, и оказались перед широко раскрытыми воротами, из которых въезжали и выезжали компактные крытые грузовички с фирменной синей окраской. Примерно в 10-ти метрах от ворот Сергей открыл ключом прозрачную дверь со знакомой синей табличкой. Перед нами снова была железная лестница, ведущая на верхний балкон, но уже широкая и не такая крутая. С балкона склад «раскрывался» во всей своей красе: сверху желтые погрузчики были похожи на юрких муравьев, которые с тихим шипением подхватывали съезжающие с ленты робота – упаковщика аккуратные коробки с плиткой. Периодически длинная «клешня» робота поворачивалась в сторону погрузчиков, которые спешно мчались от него к высоким медным стеллажам. Желтые спины машин отражались в медном блеске полок, с которых коробки перемещались дальше, к воротам, где под присмотром сотрудников аккуратно грузились в машины, готовые к отправке. На складе было тепло и чисто. Помещение освещалось мягким электрическим светом, который разливался от стен по всему периметру склада, а сверху, из высоких округлых окон, его заливали солнечные лучи, в которых не видно было ни одной пылинки.
- Красиво, правда? – Сергей с гордостью любовался своим детищем. – Мы с ребятами иногда приходим сюда полюбоваться. Информация водителям погрузчиков оперативно поступает из «центра координации склада» прямо на планшетники. Видите, вон там, у машин ходят женщины?
Я пригляделась, и увиделась двух сотрудниц, сразу заметив, что на одной из них - высокие резиновые сапоги, а на другой – классический стеганый ватник.
- Они вдвоем как раз координируют работу центра: согласуют информацию с главным офисом, направляют поток команд погрузчикам, и грузовикам. Пришлось, конечно, потратиться на программное обеспечение, но результат себя оправдал. – Сергей снова махнул в сторону сотрудниц. – Отсюда не видно, но там у них висит большая плазменная панель, на которой в реальном времени и в цвете дается график перемещения грузов. Пойдемте, покажу, это надо видеть!
- Подождите, вы это все показываете своим посетителям?
- Зачем? – Сергей растерянно посмотрел на меня. – Мы об этом как – то не подумали. Ну иногда, если клиенты хотят убедиться в мощностях склада и службы доставки, то менеджеры приводят их на балкон.
- Представьте, себе, ваши гости входят в стеклянную дверь и оказываются на пороге эскалатора, который с удобствами привезет их на эту смотровую площадку. А панель с графиками разместите так, чтобы она была видна и гостям (с балкона), и специалистам. Кстати, оденьте, своих сотрудниц в приличные костюмы, а то вокруг автоматизация, чистота и, простите, резиновые сапоги с ватником – слишком явное противоречие. Где у вас здесь дверь в офис? Вижу, тоже прозрачная? Отлично. Только разместите на ней табличку с красивым названием (что-нибудь вроде «Добро пожаловать в Центр управления»).
- Значит, этот вход сделать парадным для всех? - Сергей задумчиво ходил по балкону, уже намечая необходимые работы.
-Конечно, вы же сами говорите, что партнеры приезжают сюда посмотреть, и оценить вас. Вот и покажите товар лицом, а уж потом обсуждайте сделку. Давайте посмотрим условия, в которых ваши сотрудники обсуждают пункты договора.
Часть 3: В офисе
С балкона склада мы вошли в офисное пространства компании, которой руководит Сергей, и сразу оказались в середине длинного полутемного коридора с кабинетами с правой и левой стороны. Я осмотрелась вокруг, заметив признаки евроремонта которые, были скрыты в тени слабого освещения.
- Здесь не хватает света, – ответил на немой вопрос Сергей. – Руки все не доходят …
- Ваш евроремонт важен не только для сотрудников, но и для гостей, особенно после «смотровой площадки» на складе. На балконе склада они могли убедиться в масштабах и продуманной автоматизации работы предприятия, и вдруг попадают в полумрак…- Несмотря на желание Сергея идти дальше, мы стояли на месте, разглядывая двери кабинетов, на которых не было никаких опознавательных знаков
- Да, да, и здесь мы оплошали, – вынужден был заметить намек на «голые двери» предприниматель.
- Давайте сначала определим позицию компании, о которой вы заявляете в рекламных и pr – сообщениях.
- Мы всегда говорим и пишем, что наша компания - лидер в профессиональных инновациях отрасли и мы используем современные методы работы: вы же видели наш модернизированный склад!
- Отлично, теперь условно разделим территорию компании на несколько зон, в презентации которых должны решаться свои уникальные задачи. Но в целом они будут подтверждать и «демонстрировать во всей красе» заявленную позицию компании (см. табл. №1).
Таблица №1
Позиция компании: лидер в инновационных методах работы, которые гарантируют клиентам оптимальный баланс качества и стоимости услуг.
|
Зоны презентации |
Задачи презентации |
Состав Зон презентации |
Методы презентации |
|
Зона «входа» - встречи |
Заявление позиции компании |
Внешняя территория: забор, проходная, дорога к зданию, проход по складу, на балкон, с которого открывается обзор и переход к офисной зоне |
Ворота – цвет, дизайн, наличие логотипа компании; заметная и аккуратная табличка с номером дома и названием улицы;
Проходная – автоматизированный проход; охранник в униформе в виде делового костюма. Встречает и проводит до места назначения посетителей дежурный администратор, который находится тут же
Двор и дорога от проходной к зданию – желательно ухоженные зеленые насаждения, таблички - указатели дороги. Подписи зданий и подъездов с описанием того какие подразделения здесь трудятся (у закрытых подъездов заботливые компании размещают удобные коммуникаторы с номерами местных отделов и секретарей).
Нестандартные решения - «Бульвар славы и достижений компании; Спортивная площадка для сотрудников компании; Зона тест драйва для знакомства с продукцией компании; Выставка рекламных и pr – материалов компании; Выставка поделок (хобби) сотрудников. Склад – вход через стеклянную дверь, с переходом на эскалатор, который подымает посетителей на балкон, с которого хорошо видна слаженная и автоматизированная работа сотрудников склада. С обзорной площадки видна плазменная панель, на которой отображаются график перемещения продукции. |
|
«Переходная зона» |
Подтверждение позиции. Удобная навигация для гостя |
Балкон склада, переход в офис – дверь в офис и общий коридор |
Переход со склада в офис через дверь с табличкой «Добро пожаловать в Центр управления»
Коридор с кабинетами - информационные настенные панели, посвящённые работе компании, ее мероприятиям и сотрудникам; Настенная «Таблица – Навигатор» с указанием размещения отделов и сотрудников; Таблички с названием отделов и комментариями к ним; Пример нестандартных решений – навигатор в виде «дорожного столба»; напольная плитка с корпоративной символикой; 3D- картины на тему продукции и работы компании. На правой стене каждого кабинета – фото сотрудников с указанием должности |
|
«Рабочая территория» |
Решение рабочих задач, ради которых была организована встреча |
Кабинеты отделов, руководителя компании, кабинет для рабочих встреч |
Если гости заходят в кабинеты, то необходимо продумать презентацию каждого сотрудника, которую увидит посетитель – таблички со статусом и ФИО; листы достижений специалистов – перечень успешных проектов и достижений; обязательный набор рабочих инструментов, который должен быть на столе – монитор, календарь, ручка, записной блокнот, чистая бумага с корпоративной символикой и т. д. |
Сергей внимательно изучал таблицу и затем предложил посмотреть рабочий кабинет отдела, чаще всего приглашающих партнеров в родной офис. Это оказалась большая прямоугольная комната, в которой находилось четыре рабочих стола, а посередине – широкий овальный стол.
- Дайте угадаю, гостей вы приглашаете за стол посередине, и они раскладывают свои документы под взглядами остальных специалистов.
- Ага, – директор присел на стул нашего виртуального гостя. – Мы и не думали, каково здесь нашим клиентам и партнерам. Видите ли, у нас нет лишних кабинетов. – Сергей подскочил и с раздражением прошелся по кабинету. – Вам хорошо критиковать, лучше предложите решение!
Я прошла от двери до окна и внимательно посмотрела на столы сотрудников – два из них стояли в разных концах помещениях, а два совсем рядом.
- Здесь довольно много места, поэтому для каждой из четырех позиций можно организовать удобную рабочую зону. Например, приставьте к каждому столу - дополнительный, за который будет приглашен партнер для обсуждения договоров. «Рабочие площадки» сотрудников можно условно разделить, огородив с помощью предметов интерьера – книжной полки, подставки с цветами. Тогда посетитель почувствует себя с сотрудниками на равных (за одним столом с коллегой), и в то же время - вне зоны внимания остальных сотрудников.
Сергей снова прошелся по кабинету, затем развернулся и начал решительно двигать столы. Из офиса мы вышли под вечер, Сергей по дороге что-то рисовал на распечатке плана офиса и лихорадочно вписывал дополнительные методы визуализации.
P.S.: После проведенных изменений количество договоров, заключенных в офисе увеличилось в 3,5 раза, а срок обсуждения условий сотрудничества с партнерами сократился в 2 раза.
