Что такое кайдзен и как его использовать

Кайдзен — особый подход к управлению, который помогает не просто создавать бизнес-процессы, но и непрерывно их улучшать. Это гибкая методология, ее можно внедрять постепенно. В случае успеха она повысит эффективность процессов и команды.

Истоки кайдзен

В Японии распространена философия «бережливого производства» — принципа работы предприятия, в котором любые виды потерь сведены к минимуму или вовсе устранены, а гибкий план зависит от текущего потребительского спроса. Автором концепции считают Тайити Оно, который внедрил ее в компании Toyota.

Кайдзен — одно из составляющих бережливого производства, методология и философия, которая фокусируется на непрерывном улучшении процессов в бизнесе и постоянном самообразовании и самоулучшении человека. Впервые философия и практика кайдзен была сформулирована бизнес-гуру Масааки Имаи в 1985 году.

В своем бестселлере «Кайдзен: Ключ к успеху японских компаний» Масааки Имаи пишет, что кайдзен — это комплекс бизнес-практик, таких как контроль качества, дисциплина, автоматизация и другие. Эти практики помогли японским фирмам сформировать особое мышление, сфокусированное не на результате, а на процессе и его постоянном совершенствовании на всех уровнях организационной иерархии. Причем совершенствуя процесс, вы совершенствуете и его результат. 

Метод: ядро кайдзен, принципы бережливого производства и гемба

В книге «Гемба кайдзен. Пусть к снижению затрат и повышению качества» Масааки Имаи пишет, что успешный менеджмент на ежедневном уровне сводится к одному рецепту — поддержанию и совершенствованию производственных стандартов.

Существует множество чек-листов для кайдзен, цель которых — направлять внимание на оценку, оптимизацию и улучшение каждый день, чтобы в конце концов это превратилось в привычку. В этом отличие кайдзен, суть которого составляют небольшие, но регулярные улучшения, от привычного для запада подхода, ориентированного на взрывные и дорогие инновации и технологические прорывы.

Общее представление о кайдзен дают 5 базовых принципов, которые составляют основу его культуры. Еще их называют «ядром кайдзен»:

• Знайте своего клиента. Стремитесь понять его нужды и улучшить клиентский опыт.

• Ноль отходов. И речь не только о мусоре, но и о ненужных действиях и траты времени впустую. Нужно стремиться к увеличению пользы и уменьшению потерь.

• Отправляйтесь в цех (или офис). Будьте там, где идет работа.

• Дайте сотрудникам возможность проявить себя. Ставьте цели командам и предоставьте среду и инструменты для их достижения.

• Будьте прозрачными. Опирайтесь на реальные данные и стремитесь к осязаемым и видимым результатам.

Есть и другой список, который называют 5S — пятью правилами кайдзен.

• Сортировка. Отделите необходимое от лишнего и избавьтесь от всего, чем не пользуетесь.

• Порядок. Сделайте так, чтобы необходимое было у вас под рукой.

• Чистота. Содержите рабочее место в чистоте.

• Стандартизация. Практикуйте предыдущие три шага каждый день и сделайте это своим стандартом.

• Дисциплина. Практикуйте стандарты ежедневно и совершенствуйте их.

Задача 5S — сократить потери и оптимизировать процессы за счет поддержания порядка на рабочем месте. Это циклическая методология: отсортировать, упорядочить, довести до блеска, стандартизировать, поддерживать и снова сортировать. Результат — непрерывный процесс совершенствования.

Одно из ключевых понятий в кайдзен — это гемба (фактическое место). В бизнес-контексте так называют место, в котором производится продукт, или где потребитель соприкасается с услугой. Для большинства современных компаний это будет все же не одно место, а сразу несколько. Например, где происходит разработка, производство и продажа.

Кайдзен предлагает фокусироваться на гемба, как на основном элементе бизнеса, и помнить, что задача менеджмента — помогать гемба и людям, которые там работают, выполнять свои функции наилучшим образом. А не наоборот.

Как использовать кайдзен в управлении и жизни

Масааки Имаи утверждает, что самое сложное во внедрении практик кайдзен — переформатировать привычное желание быстро достичь успеха и получить результат на стиль работы с рутиной. Чтобы достичь нужного результата, нужно сместить весь фокус с него на процесс достижения.

Обратите внимание: инструменты кайдзен универсальны и сформулированы с хорошим уровнем абстракции, это позволяет применять их как в бизнесе, так и в работе с личными целями.

Управление процессами

Для начинающих у кайдзен есть свои «стандарты» — это чередование циклов SDCA (standardize, do, check, act) и PDCA (plan, do, check, act). 

• SDCA это способ стандартизировать и поддерживать текущие процессы.

• PDCA — способ улучшать их. 

Цикл SDCA должен предшествовать PDCA.

SDCA призван зафиксировать текущие практики и убедиться, что они работают. Например, если в работе возникает проблема, прежде всего нужно понять ее причину. Как правило, она заключается в отсутствии шаблона действий, его несоблюдении или в том, что шаблон неверен и не работает. Цикл SDCA предлагает следующие шаги:

1. Standardize, стандартизируй. Устанавливается шаблон: «Делаем вот так».

2. Do, делай. Тестирование шаблона на практике.

3. Check, проверяй. Аудит шаблона: «Работает ли так, как нужно, есть ли эффект, что нужно исправить».

4. Act, воздействуй. Изменение шаблона по результатам аудита.

Когда шаблон установлен и работает, можно начинать его улучшение. PDSA также состоит из 4 этапов:

1. Plan, планируй. Прежде чем улучшать то, что уже работает, поставьте конкретные цели.

2. Do, делай. Тестирование изменений на практике.

3. Check, проверяй. Аудит изменений: решили ли изменения те задачи, которые должны были и достигнуты ли ваши цели.

4. Act, воздействуй. Внесение изменений в предыдущую версию шаблона или новая цель по улучшению.

После нужно снова провести цикл SDCA и затем вернуться к PDSA. Процесс улучшения замкнулся и стал бесконечным.

Культура работы с проблемами

Базовое условие, которое лежит в основе бездефектного производства — это правило не передавать проблему дальше по производственной цепочке. В одной из практик кайдзен, контроле качества, есть понятие «варус-каген», обозначающее явление, когда видимых проблем еще нет, но уже нельзя сказать, что все нормально.

На этом этапе можно предотвратить последствия. Для этого менеджер должен создать такую атмосферу в коллективе, в которой сотрудник может без страха сообщить о проблеме и является достаточно мотивированным, чтобы предложить решение.

«Проблема — это ключ к спрятанному сокровищу», пишет Имаи в книге «Кайдзен: Ключ к успеху японских компаний». Нет проблемы — нет и потенциала для совершенствования.

Теория малых дел

Доктор философии и автор книги «Шаг за шагом к достижению цели. Метод Кайдзен» Роберт Маурер предлагает разбить любое трудное или непонятное начинание на маленькие шаги. Они могут быть мелкими до нелепости вроде «ложиться спать на одну минуту раньше, чем вчера», если ваша цель — наконец начать высыпаться.

Небольшие действия не требуют волевых усилий и не воспринимаются как что-то сложное. Однако в соответствии с философией кайдзен, небольшие ежедневные изменения обязательно станут причиной больших перемен в длительной перспективе. 

Пять вопросов «почему?»

Метод «Пять почему» нужен для понимания причины любой проблемы. Вы можете определить ее, спросив «почему?» пять раз.

Например, существует проблема: нужно увеличить доход за первый квартал.

Почему №1. Мы отстаем от плана.

Почему №2. Мы не закрыли достаточно сделок.

Почему №3. В воронку продаж попадает недостаточно потенциальных клиентов.

Почему №4. Мы не набираем необходимую аудиторию в социальных сетях.

Почему №5. У нас маленькая команда, и нет времени публиковать что-то в соцсетях регулярно.

Решения: распределить задачи по управлению соцсетями среди сотрудников, нанять специалиста, заняться поиском клиентов в других источниках.

Коротко: что такое кайдзен и как его использовать для улучшения бизнеса

Кайдзен — это философия бесконечного улучшения процессов. Японский подход к менеджменту, в котором основой успеха считается не взрывной рост, а упорный рутинный труд.

Внедрить принципы кайдзен можно как в управлении компанией, так и в процессы развития личной эффективности.

• Для начала попробуйте методологию чередования циклов SDCA и PDCA: стандартизируйте дело, а затем планируйте его улучшение.

• Создайте атмосферу, в которой сотрудники могут признавать проблемы еще до того, как они стали критичными.

• Внедряйте практику малых дел. Важно не сделать все сразу, а делать понемногу, но каждый день.

• Любую задачу или проблему обрабатывайте вопросом «Почему?» пять раз. Так вы поймете настоящую сложность и сформулируете истинную задачу.