Как систематизировать организационные изменения

Как систематизировать организационные изменения

Как повысить эффективность организационных изменений в компании? Как стимулировать сотрудников? Какими инструментами должны овладеть эксперты проектных команд? Авторская колонка преподавателя РШУ Ирины Зверевой.
2864

О Change Management сегодня знают многие. Акроним VUCA-world вошел в нашу жизнь, повсеместно слышны призывы и тезисы: «Меняй», «Трансформируй», «Улучшай», «Действуй», «Есть компании быстрые и мертвые». 

Но на этом фоне компании заштормило от больших и маленьких изменений. Регламенты и инструкции сменяют друг друга, на них никто не реагирует, потому что завтра будет другой. Часто формируются противоречивые требования. Хаотично дорабатываются информационные системы или покупаются новые. Растет количество внутренних конфликтов, а результата все нет. 

Если компания еще не провалилась в кризис ликвидности, то ущерб от бесполезных действий она покрывает за счет прибыли. Как повысить эффективность внедряемых изменений, без которых бизнес не может развиваться?

Эффективность организационных изменений

Сотрудники — основа любой компании, поэтому вопросы организационных изменений неизбежно упираются в людей. Заявлять о своей приверженности переменам — модный профессиональный тренд, но в реальности каждый из нас в условиях неопределенности испытывает стресс. Чтобы повысить эффективность преобразований в организации, нужно понять механизмы принятия изменений человеком.

Бизнес-консультант, доктор философии в области нейролидерства Дэвид Рок разработал модель SCARF, описывающую пять областей общественной жизни, которые мозг воспринимает как важные вопросы выживания:
  • Статус (status). 
  • Определенность (certainty). 
  • Автономность (autonomy). 
  • Связанность (relatedness). 
  • Справедливость (fairness). 

Он утверждает, что «социальная боль» обрабатывается мозгом подобно физической. На проектах по организационной оптимизации все эти пять областей традиционно находятся в зоне риска. 

5 задач драйвера изменений


Ключевая задача агента изменений (человека, который внедряет организационные изменения в компании) — планировать проекты так, чтобы сотрудники:

  1. Не чувствовали угроз своему социальному статусу.
  2. Имели четкое представление о результатах и находились в одном информационном поле. 
  3. Могли действовать самостоятельно в пределах возложенных на них задач. 
  4. Эффективно общались при необходимости. 
  5. Ощущали справедливость принятых решений. 

Чтобы обеспечить эти требования, нужно подходить системно к вопросу управления изменениями. Одним из возможных решений этой задачи может стать создание проектного офиса.

Проектный офис

При планировании изменений ставится под сомнение все, что делалось раньше, создается прямая угроза авторитету руководства и статусу проектного офиса. Поэтому важной стратегической задачей проектного офиса является минимизация этой «боли». 

Инструменты проектного офиса


Минимизировать потери при внедрении организационных изменений помогут следующие инструменты:

  • Организация стратегических сессий для поиска и проработки проектных инициатив. 
  • Проведение тренингов для формирования готовности участников к проектной деятельности. 
  • Развитие «Банка идей». 
  • Персональное консультирование лидеров по направлениям. 
  • Корректное формирование проектных команд. 
  • Разработка системы показателей для индикации «узких мест». 
Специалисты проектного офиса должны уметь правильно получать и доносить информацию до коллег, вовлеченных в процесс трансформации, прогнозировать риски и проводить предупреждающие мероприятия.

Выработка единой методологии управления проектами минимизирует угрозу в сфере определенности. Я часто сравниваю работу с полетом в самолете, которым управляете не вы. Когда неожиданно самолет начинает трясти, логично, что капитан выходит на связь и говорит: «Уважаемые пассажиры, наш самолет в зоне турбулентности, пристегните ремни, это не угрожает безопасности полета». Так же и в проектах выполнение требований к формализации результата, разработке плана-графика мероприятий, контролю и демонстрации прогресса обеспечивает осознанность сотрудников. Они понимают, для чего нужны перемены, как они будут внедряться, что происходит в компании в данный момент. Действия становятся согласованными, нет паники. 

Проектная команда


Работа в проектных командах одновременно дает сотрудникам самостоятельность и вовлекает их в коллектив (автономность и связанность). С самостоятельностью в российских компаниях есть проблема, с вовлечением в коллектив обычно дела обстоят лучше. Специалисты проектного офиса могут помогать ставить персонализированные задачи, быть независимыми наблюдателями результата, давать правильно обратную связь. 

Важно, чтобы проектный офис сам был «сапожником в сапогах», и демонстрировал проактивное поведение и готовность взять на себя ответственность.

Проектный офис — не «бюро добрых дел», а сервисное подразделение, результат работы которого напрямую зависит от реализации проектов. Эксперт проектного офиса должен обладать навыками бизнес-аналитика, руководителя проектов, медиатора, коуча, готовый фокусироваться на людях для достижения бизнес-целей организации. 

Работа в команде также способна дать ощущение справедливости решений, но может его и не дать, есть категории персонала, считающие что жизнь к ним в принципе несправедлива. Эксперты проектного офиса контролируют настроение и загрузку проектных команд, а при необходимости оперативно включаются в проект или поднимают вопрос на уровень топ-менеджмента.

Запомнить

  • В современном VUCA-мире компания не может развиваться без постоянного внедрения организационных изменений, реагируя на изменения бизнес-среды.
  • Эффективность преобразований во многом зависит от того, как их принимают сотрудники компании.
  • Некоторые социальные потребности мозг воспринимает так же, как и вопросы выживания: статус, определенность, автономность, связанность, справедливость. Их недостаток человек чувствует физически.
  • При внедрении изменений нужно правильно планировать работу и системно подходить к работе. Существует пять важных моментов, на которые должен обратить агент изменений в компании при взаимодействии с персоналом.
  • Успех организационных изменений во многом зависит от специалистов проектного офиса. Минимизировать потери при внедрении помогут специальные инструменты.
  • Эксперты проектного офиса должны сочетать навыки бизнес-аналитиков, руководителей проектов, медиаторов, коучей. 
Автор: Ирина Зверева, специалист по вопросам организационной оптимизации, внедрению процессного подхода и управлению изменениями, управлению проектами, управлению изменениями, управлению качеством. Преподаватель Русской Школы Управления.
comments powered by HyperComments
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения редакции.
Сложно выбрать? , мы поможем!
Заявка на бесплатную консультацию