Как сосредоточиться на важном и перестать отвлекаться

Основные тезисы прямого эфира с тренером и консультантом по интегрированным маркетинговым коммуникациям, преподавателем Русской Школы Управления Тахиром Гариповым.

Сейчас, когда офис коварно пробрался к нам домой, рабочее время и пространство смешались с личным. Мы постоянно ведем борьбу с отвлекающими факторами: то кто-то внезапно напишет сообщение, то придет уведомление, то захочется посмотреть сериал или почитать ленту в соцсети. Так проходят дни и недели.

42% участников опроса, проведенного порталом Rabota.ru, отметили, что никогда не отвлекаются от работы. При этом треть респондентов (34%) тратят до 10% рабочего времени на посторонние задачи. Еще 17% опрошенных указали, что отвлекаются на 10—30% рабочего времени. 4% опрошенных занимаются посторонними проблемами от 30% до 50% времени на работе. Еще 2% отвлекаются более 70% рабочего времени, а 1% заняты посторонними вещами большую часть (50—70%) рабочего дня.

Отчасти люди отвлекаются от дел из-за плохо настроенных процессов: отсутствия четких регламентов, неумения менеджмента ставить и делегировать задачи, руководства в ручном режиме. Если начальство постоянно затыкает дыры, то сотрудники не могут сконцентрировать внимание не потому, что ни на что не способны, а из-за атмосферы иррациональной суеты, попыток сохранить здравый смысл и работоспособность. Однако ответственность за это с самих членов команды также не снимать не стоит.

Как бороться с отвлекающими факторами

Представьте, что вы должны проехать на автомобиле из пункта А в пункт Б. Вы садитесь за руль, едете, но как только встречается рекламный плакат, вы должны остановиться и внимательно его рассмотреть. Едете дальше — новый рекламный постер, вы снова рассматриваете его. Вопрос: как быстро вы приедете в пункт назначения? Это продлиться очень долго, а каждая остановка будет отнимать ресурсы и силы, создавая проблемы для тех, кто едет за вами. То же происходит и с вашим сознанием.

Для освоения новых знаний и поиска лучшего решения мозг постоянно загружает большой объем данных, формирует контекст ситуации и создает связи, формирует разметку, проделывает сложную работу. И вдруг — сообщение или пост в соцсети, и все, мозг останавливается. Весь массив данных отменяется, мы вынуждены уходить на исходную позицию, потому что не можем вернуться в точку, в которой отвлеклись в первый раз.

Многие говорят, что не могут работать, пока не выпьют кофе, прослушают трек, ответят на письма. Мы искусственно выстраиваем барьер перед работой, превращаем какие-то действия в ритуалы — материальные действия, совершаемые ради нематериального результата. Мы настраиваемся на работу, пытаясь лучше к ней подготовиться. Казалось бы, зачем готовиться к обычным делам вроде составления обычной заявки или коммерческого предложения? На самом деле, мы готовим себя к стрессу, который испытываем практически каждый день. В этом одна из функций отвлечения как социальной практики. И многие стараются отсрочить момент начала работы (стресса).

Ритуалы подготовки к работе нужны в первую очередь неуверенным и тревожным людям. Их терзают сомнения (получится не так, оценка окружающих будет негативная), им трудно приступить к работе. Тех, кого постоянно негативно оценивают и тех, к кому относятся равнодушно, можно назвать главными кандидатами на отвлечения.

6 причин, которые отвлекают сотрудников от работы

Существуют и общие причины, влияющие на отвлечение от работы.

1. Задача или работа очень скучные.

2. Задача или работа бессмысленные.

3. Задача сложная или рискованная.

4. Задача неструктурированная, неопределенная или незнакомая.

5. Задача не соответствует нашим ценностям.

6. Задача не содержит немедленную награду.

Чем больше таких причин, тем активнее мы будем отвлекаться и отказываться от работы, занимаясь посторонними делами.

К сожалению, в этот список попадают самые важные, стратегические задачи. Например, выполнить анализ финансового состояния, приступить к курсовой работе, начать изучать иностранный язык, изменить пищевое поведение, разобрать старые дела, подготовить новый проект. Все они, как правило, неинтересные, неопределенные, рискованные, незнакомые, и никакие методы не помогут делать то, что нам не нравится — так уж мы устроены.

Как сфокусироваться на важном

Первое, что вы должны сделать, — начать управлять своим вниманием. Второе — сделать легким вход в любой процесс. Третье — использовать повторы.

Внимание — инструмент нашего мозга и сознания, который используется для создания опыта и воспоминаний. Наш мозг не сканер, и из мозаики реальности выделяет только те факты, детали и информацию, которые находятся в фокусе.

Оно нужно,чтобы зафиксировать изменения и сделать что-то важное, ценное для себя, научиться следить и осознавать, на что направлено внимание в данный момент. Поэтому, когда вы будете смотреть ролики в соцсетях, попробуйте начать внутренний диалог: «Я специалист по финансам/медицине/металлопрокату. Я смотрю смешной ролик, как котик прыгает в аквариум или как незнакомая мне девушка крутится перед телефоном. Зачем мне это?».

Конечно, в первый раз вы себя спросите — и будете смотреть дальше. Но повторяйте этот вопрос каждый раз. Если сразу отказаться от просмотра соцсетей не удастся, помните: мозг любит повторы, поэтому всегда задавайте себе этот вопрос. И рано или поздно части вашего мозга, которая склонна к веселью, надоест отвечать, почему вы это смотрите.

Облегчите начало нового дела. В любом деле самое сложное — начать. Мозг идет по пути наименьшего сопротивления, он говорит: «Перед нами стоит задача. По сравнению с просмотром роликов она архисложная. Давай не будем напрягаться?».

Нам очень трудно объективно оценить свои силы для выполнения задачи, для этого всегда требуется фон, другой объект. Поэтому, если задача кажется серьезной и непосильной, не торопитесь от нее отказываться. Вспомните какие-то сложные задачи, с которыми справились в прошлом, и сравните предстоящую с ними. Так ее сложность будет казаться меньше, ведь у каждого есть достижения, которыми можно гордиться.

Отвлекитесь на минуту от компьютера и смартфона, закройте глаза. Можно называть это медитацией или минутой осознанности. Главное — не бояться задачи, а для этого измерить ее, сравнить с прошлыми успехами. Вы почувствуете, что способны ее выполнить.

На самом деле, длительные размышления нам только мешают. Не зря Ричард Брэнсон советует: «Бросай все и делай!». Существует еще один способ, описанный Мел Роббинс в книге «Правило 5 секунд». Если вам нужно прекратить размышления и наконец начать что-то делать, запустите обратный отсчет. Подумайте о предстоящем деле и посчитайте: 5, 4, 3, 2, 1 — поехали! Неожиданно просто, но этот метод работает.

Повторы — третье направление, в котором надо совершенствоваться (и я считаю, что это ключевой момент). Наш мозг везде ищет повторы: это легко, стабильно, несет гарантированный результат. Но когда мы приступаем к чему-то новому, мозг это сразу понимает, и нужно пойти на хитрость: сделать не менее семи повторов того, что вы хотите превратить в постоянную привычку.

Например, если вы собираетесь заниматься спортом, попробуйте сделать семь отжиманий. Одного подхода достаточно, мозг воспримет это как новое. Во второй раз мозг воспримет это как что-то знакомое. После седьмого повтора это действие будет практичным, понятным для мозга. Он с удовольствием будет запускать процесс.

Несколько рекомендаций

Придерживайтесь цифровой гигиены. Попробуйте на время работы отключать телефон. Ведь чаще всего самое важное, что может случиться в это время, это именно ваша работа. Все остальное может подождать.

По мнению физиологов, чтобы войти в рабочий процесс, человеку нужно 28 минут. Это 4 отрезка по 7 минут.

• Первые 7 минут мы «кормим» ту часть мозга, которая хочет развлекаться, позволяя ей смотреть, что она хочет.

• Следующие 7 минут мы вспоминаем, кто мы, где и зачем здесь находимся.

• 7 минут мы создаем ограничения и определяем, что будем делать, а что нет.

• И наконец, в последние 7 минут мы ставим себе цели и начинаем.

Это подтверждается практикой: всегда планируйте буфер в 28 минут между делом, которым занимаетесь сейчас и тем, которое предстоит. Но не отвлекайтесь, иначе придется пройти заново все перечисленные этапы.

Когда начали работу, процесс идет легче, включается эффект Зейгарник. Он заключается в том, что незаконченное дело мы всегда помним лучше и дольше, чем законченное.

Любая работа над своими возможностями имеет смысл. Ваша способность управлять собой будет с каждым днем расти, если, во-первых, вы будете настойчивы. Это возможно, когда работу над собой вы осуществляете небольшими порциями. Если вы попытаетесь сделать все в один день, вас ждет неудача. А если попытаетесь работать над концентрацией внимания и осознанностью постепенно, все получится. 

Во-вторых, будьте всегда и во всем самостоятельны, сами оценивайте, награждайте себя, постарайтесь сами ставить себе задачи. Ведь если вы не спланируете свой день, кто-то это сделает за вас. 

В-третьих, соблюдайте информационную гигиену, избегайте информационного мусора. Соцсети, мессенджеры на 90% состоят из него. Помните поговорку: мусор на входе — мусор на выходе.