Как управлять дистанционными сотрудниками

Удаленный формат работы не просто преимущество, он стал обязательным условием для продуктивной работы многих компаний. Например, в российском ИТ и диджитал 70% кандидатов отдают предпочтение компаниям, в которых возможна удаленная работа, в ущерб вакансиям с традиционным графиком. 85% привлекает гибридный формат с посещением офиса 1—2 дня в неделю. 

В США 81% сотрудников, перешедших на удаленную работу из-за пандемии, хотели бы остаться в этом режиме и после снятия ограничений. Причем многие ради такой возможности даже готовы поменять компанию. Для менеджеров дистанционный формат работы стал проблемой — не все компании были готовы перевести процессы в онлайн, а каждый второй руководитель серьезно обеспокоен вовлеченностью удаленных сотрудников.

В этой статье мы собрали советы по поддержанию дистанционных сотрудников в здоровом рабочем тонусе и организации эффективной работы в современной бизнес-среде.

Настройте ежедневную «проверку связи»

Внедрите в удаленные рабочие процессы ежедневные онлайн-встречи. Это может быть просто голосовая конференция или короткий видеочат, в котором обсуждают текущие дела и уточняют, нужна ли сотрудникам помощь руководителя. Смысл таких звонков — в поддержке: они позволяют напомнить коллегам, что те работают в команде.

Важно, чтобы встречи были структурированы, они не должны превращаться в бесконечные и бессмысленные обсуждения — сотрудники и так тратят много времени на конференц-коллы и совещания. Поэтому лучше не добавлять в процессы еще одного «пожирателя времени». Алгоритм встречи может быть таким: 

1. Созвонились. Если есть общие новости, менеджер их рассказывает. 

2. Затем сотрудники быстро сообщают о сложностях, которые касаются всего отдела. Или говорят о своих проблемах.

3. Совместно определяются дальнейшие шаги.

4. Итоги обсуждения фиксируются, определяются контрольные точки для решения задач.

Контролируйте количество участников встречи — нет смысла созваниваться с сотней человек. Лучше построить общение на уровне отделов и придерживаться правила: в совещании не должно участвовать больше десяти сотрудников.

Такие онлайн-встречи помогут наладить социальное взаимодействие в коллективе. Например, можно подключиться раньше, и пока ждете остальных, обсудить с присутствующими, как прошли выходные, узнать их планы на вечер, поделиться новостями.

Задайте правила коммуникации

По данным Superjob, два из трех факторов, которые больше всего раздражают удаленных работников, связаны с коммуникациями: люди не любят, когда их сообщения и звонки игнорируют, а также когда отвлекают в нерабочее время. Не ждите начала конфликта, лучше сразу задайте базовые правила коммуникации, рассказывайте о них новичкам и по возможности следите за общением между членами команды.

Руководителю стоит уточнить, как и в какое время сотрудники могут обращаться к нему в течение рабочего дня, в какой срок ждать ответа. Например, следует сказать, что по телефону или видеосвязи менеджер доступен только по предварительной договоренности, а текущие вопросы лучше обсуждать в электронной почте, тогда ответ придет в течение нескольких часов. Срочные вопросы можно отправлять в мессенджере.

Обеспечьте сотрудников ресурсами и инструментами

Работодатель должен обеспечивать работников инструментами для удаленной работы: ноутбуком, доступом в сеть, гарнитурой, мобильной связью. Помогите организовать рабочее место, скорее всего, это потребует дополнительных расходов, но они необходимы.

Стимулируйте ответственность

Попробуйте пересмотреть свой взгляд на модель дистанционного управления. Часть менеджерских функций можно делегировать подчиненным — так вы освободите время для важных вопросов и настройки процессов, поднимете вовлеченность и мотивацию удаленных команд. Например, онлайн-встречи может проводить не сам менеджер, а один из участников, ему только нужно научиться заранее составлять план и следовать ему. Контроль сроков исполнения тоже можно переложить на ответственного работника.

Учитывайте особенности восприятия при удаленном формате

При онлайн-общении сотрудники могут искаженно воспринимать какие-то ситуации: у них нет постоянного контакта с руководством, они реже общаются с менеджерами и коллегами, получают меньше информации, часто не могут наладить доверительные отношения. Менеджер должен учитывать эти искажения и помогать членам команды справляться с ними.

Удаленные сотрудники часто не чувствуют себя вовлеченными в события и реже высказываются на общих встречах. Если ваш работник часто молчит, а камера его выключена, нужно вмешаться в ситуацию — например, почаще спрашивать его мнение, вовлекать в процессы, помогать общаться с коллегами.

Помните об отвлекающих факторах

Удаленные сотрудники сталкиваются со многими отвлекающими факторами: приходится уделять внимание детям, другим близким, домашним делам. Чтобы повысить эффективность, им следует научиться дробить большие задачи на фрагменты, которые можно сделать буквально за 10—15 минут. Сосредоточиться на решении короткой задачи проще, чем выполнять двухчасовую работу, требующую концентрации.

Поддерживайте сотрудников на удаленке — им нелегко, они тоже страдают от нехватки спокойствия и тишины. Объясните подчиненным, что вы понимаете их проблемы, позитивно относитесь к тому, что они порой могут быть немного рассеяны. Главное, чтобы это не мешало процессу, а задачи выполнялись.

Ограничьте видеосвязь

Удаленные сотрудники проводят до трети своего рабочего дня перед камерой. Многие устают от видеозвонков и при каждой удобной возможности используют другие инструменты для общения.

Ограничьте количество сеансов видеосвязи, чтобы снизить уровень стресса, который испытывают работники. Например, объявите один день в неделю без звонков, а для остальных видеовстреч введите ограничения по длительности. Спросите себя, действительно ли важно, чтобы камера на встрече была включена? Или можно спокойно общаться, не напрягая глаз? Может быть, эта встреча вообще не нужна, и можно ее отменить? Постепенно от части видеовстреч получится отказаться, а остальные перевести в аудиорежим.