Кадровые документы, без которых не обойтись

Законодательство обязывает работодателей вести кадровый учет под угрозой штрафов. Поэтому чтобы снизить риски при спорах с работниками и привлечения к ответственности при проверках, нужно обязательно учитывать требования законодательства к составлению кадровых документов и избегать ошибок, которые часто допускаются на практике.

Содержание:

— Проверьте полномочия

— Локальные нормативные акты (ЛНА)

— Документы о трудовых отношениях

— Документы по рабочему времени, времени отдыха и оплате труда

— Разные категории работников

— Увольнение работников

— Иные направления кадровой работы

— Отчетность

Чтобы проверить, нет ли опасных для работодателя недоработок в кадровых документах, и не нарушаются ли права работников при их составлении, рекомендуется провести в компании кадровый аудит. Для этого лучше иметь под рукой перечень документов, которые вы собираетесь проверить, с указанием на распространенные ошибки. Это упростит и сократит время проверки.

В первую очередь нужно убедиться в наличии и верности составления обязательных и условно-обязательных кадровых документов,а затем, если понадобится, проверить и дополнительные документы. В небольшой организации можно проверить все документы, а в крупной компании стоит сделать выборку нескольких документов из каждого дела, и тщательно проверить их. Лучше сделать небольшую выборку по разным категориям работников, отметить системные ошибки, разработать правильные образцы и в плановом порядке по образцу проверять и исправлять документы.

Если какой-либо кадровый документ необязателен, лучше при проверке надзорными органами о нем не упоминать, поскольку за отсутствие таких документов не штрафуют, а вот за ошибки в них инспектор может наложить на организацию штраф. Все обязательные и условно-обязательные кадровые документы нужно иметь в наличии, а их содержание и форма должны соответствовать законодательству.

Проверьте полномочия

Для начала стоит проверить, имеет ли лицо, которое утверждает локальные нормативные акты и подписывает кадровые документы, соответствующие полномочия. Обычно указанные документы подписывает руководитель организации, полномочия которого прописаны в уставе. Устав также может предусматривать возможность передачи руководителем своих полномочий на подписание каких-либо или всех кадровых документов иным лицам по доверенности. Одновременно в уставе организации может содержаться и ограничение на подписание каких-либо кадровых документов и принятие кадровых решений руководителем организации, а также ограничение на передачу этих полномочий по доверенности.

Поэтому перед проверкой кадровой документации необходимо выяснить, какие конкретные документы имеет право подписывать то или иное лицо и на каком основании. В противном случае может оказаться, что кадровые документы подписаны ненадлежащим лицом и не имеют юридической силы.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные акты стоит проверить в первую очередь, потому что они устанавливают те нормы, по которым строится весь процесс кадрового учета и трудовых правоотношений.

Обязательное ознакомление работников с ЛНА под подпись установлено ст. 68 ТК РФ. Поэтому необходимо проверить, все ли работники ознакомлены со всеми действующими ЛНА до подписания трудового договора, и попросить работников проставить недостающие подписи об ознакомлении.

Ознакомление работников с локальными нормативными актами удобнее производить с оформлением листов ознакомления. В листах ознакомления рекомендуем прописывать реквизиты ЛНА, чтобы избежать споров о конкретной редакции ЛНА, с которой работники ознакомлены.

За отсутствие локального акта либо его несоответствие законодательству, а также за отсутствие ознакомления работников с ЛНА под подпись на организацию могут наложить административный штраф до 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

ПВТР являются обязательным ЛНА. Согласно ст. 189 ТК РФ, Правила внутреннего трудового распорядка должны иметь именно такое название. В ПВТР следует включить разделы, указанные в ТК РФ (порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя — например, оплата труда и другие). Отсутствие обязательных разделов в ПВТР может повлечь претензии при проверке.

Не следует указывать в ПВТР обязанность предоставить работодателю не предусмотренные в ТК РФ документы, например, свидетельство ИНН, медицинское заключение и т.д. Закон не обязывает предоставлять эти документы при трудоустройстве (ст.65 ТК РФ), поэтому требовать их от работника работодатель не имеет права, а может лишь попросить работника их предоставить.

Работодатели часто устанавливают в ПВТР обязанности работника, которые не предусмотрены трудовым законодательством. Например, в ПВТР устанавливают обязанность работников при увольнении оплатить средства индивидуальной защиты, предоставить обходной лист и т.п. Поскольку работодатель не может ухудшать положение работников по сравнению с законодательством, подобные требования будут незаконны и лишнее внимание при проверке.

А вот конкретизировать обязанности работников желательно. Тогда за невыполнение требований ПВТР их можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности. Например, стоит указать в ПВТР такие обязанности, как прохождение обязательного периодического обучения или повышение квалификации.

Встречается не соответствующее законодательству установление в ПВТР сроков выплаты заработной платы. Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца в конкретный день (ст. 136 ТК РФ), поэтому указание на выплату заработной платы в какой-либо период (например, «с 20 по 25 число») либо реже, чем установлено законодательством будет нарушением.

Неверно будет установить в ПВТР и фиксированный размер первой части заработной платы («аванса»), т.к. при ее начислении следует учитывать фактически отработанное работниками время (см., например, Письмо Минтруда России от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660).

Если в ПВТР не упомянуть, что заработная плата перечисляется работникам на банковские карты, работники могут потребовать выдавать ее наличными в кассе организации (ст. 136 ТК РФ).

В локальных нормативных актах должно быть обязательно условие о порядке индексации заработной платы независимо от того, проводится ли она в организации (ст.134 ТК РФ). Поэтому, если в ПВТР этого условия нет, нужно обязательно проверить его наличие в локальном акте об оплате труда. За отсутствие информации об индексации в локальных нормативных актах при проверке нужно ожидать претензий со стороны надзорных органов.

Установить в ПВТР обязанность работника возмещать затраты на его обучение в случае увольнения по неуважительной причине недостаточно. Для того чтобы законно удержать с работника деньги, нужно заключать отдельный ученический договор либо соглашение к трудовому договору.

Нельзя установить в ПВТР обязанность всех работников заключать договоры о полной материальной ответственности, т.к. такие договоры можно заключать только с лицами, выполняющими работы или работающие по должностям, указанным в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Много ошибок встречается и в регулировании ПВТР рабочего времени. Если в организации для разных категорий работников действуют различные режимы рабочего времени, следует указать их все (стандартный график, суммированный учет, ненормированный рабочий день, сокращенное рабочее время и т.д.). Следует перечислить и различные условия работы с указанием на их характер (разъездной характер, дистанционная работа, сменная работа, работа по графику и т.д.). Перечни должностей с особым характером работы следует утвердить в приложениях к ПВТР либо отдельно приказом по организации, а в ПВТР сделать на него отсылку. Если режим рабочего времени для какого-либо работника отличается от установленных ПВТР, следует внести его в текст трудового договора.

Установить для работников запрет работать у других работодателей будет незаконным, т.к. ТК РФ разрешает гражданам работать по совместительству у неограниченного количества работодателей, и обязанности спрашивать для этого разрешение у работодателя по основному месту работы законом не установлено, кроме ограничений для руководителей организации, работников с вредными и опасными условиями труда, водителей и т.п.

Установить в ПВТР обязанность работника использовать отпуск по определенным частям (например, по 14 + 7 + 7 дней) также будет ошибкой, т.к. разделить отпуск на части можно только по согласованию с работником (ст. 125 ТК РФ).

Будет нарушением установить в ПВТР не предусмотренные законом виды дисциплинарных взысканий, таких как предупреждение, строгий выговор и т.п., т.к. исчерпывающий их перечень указан в ст. 192 ТК РФ (замечание, выговор, увольнение).

Локальный нормативный акт об оплате труда

Локальный нормативный акт об оплате труда, является вторым по значимости обязательным документом (ст.136 ТК РФ). В отличие от ПВТР название этого локального акта работодатель может утвердить самостоятельно, т.к. законодательно данный вопрос не урегулирован. Содержание этого локального акта также определяет работодатель.

Нужно проверить, указаны ли в акте обязательные доплаты и надбавки («северные» коэффициенты и надбавки, доплата за вредные или опасные условия труда, надбавки за вахтовый метод работы и др.). Если в организации есть другие надбавки (за стаж, бригадирство, сложность и др.), их тоже нужно прописать в локальном акте, чтобы избежать налоговых рисков.

В локальном нормативном акте об оплате труда могут быть также описаны описание система оплаты труда, порядок начисления фиксированной части, премиальной части, надбавок, доплат, а также случаи удержаний в соответствии с законодательством. Могут быть прописаны также случаи, когда премия не начисляется (например, наличие дисциплинарных взысканий и т.п.).

В локальном нормативном акте об оплате труда могут быть отражены и другие вопросы. Например, установлены различные показатели эффективности работы каждого трудящегося с целью премирования, проведения проверок соответствия работников должности.

Если в ПВТР нет условия об индексации размера заработной платы, оно должно быть предусмотрено в локальном нормативном акте об оплате труда. В противном случае инспекция труда может дать предписание внести этот пункт в локальный акт.

Если в ПВТР не установлен порядок и сроки извещения работника в письменной форме о составных частях заработной платы и иных начисленных ему сумм, о размерах и основаниях произведенных удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате, это должно быть прописано в локальном акте об оплате труда.

Также необходимо проверить, утверждена ли в организации форма расчетного листка (ст. 136 ТК РФ). Форму расчетного листка можно утвердить как в качестве приложения к локальному нормативному акту об оплате труда, так и отдельным приказом.

Штатное расписание

Штатное расписание обязательно проверяется инспекцией труда, поэтому его нужно иметь в бумажном виде. Его форма может быть унифицированная (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) либо разработанная и утвержденная работодателем.

В штатном расписании нужно сверить наименование должностей на соответствие обязательным профстандартам, а также на соответствие ЕКС, ЕТКС — если с выполнением работ по определенным должностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений.

Не стоит устанавливать одинаковые оклады для одноименных должностей. Это может стать причиной штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, поскольку может быть признано дискриминацией.

Если оклад в штатном расписании меньше минимальной заработной платы, это не будет нарушением, только если доказать инспектору что фактически работник получает заработную плату с учетом премий, доплат, надбавок не меньше минимальной. При установлении размеров окладов, а также гарантий и компенсаций нужно обязательно учитывать отраслевые соглашения.

График отпусков

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом (ст. 123 ТК РФ). Форма этого документа может быть унифицированная либо разработанная и утвержденная работодателем.

Нужно проверить, чтобы график отпусков был утвержден не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен. Если в графике отпуска работников разделены на части, нужно иметь подтверждение того, что работник на это согласился. Для этого с работников должны быть получены заявления об их согласии на это.

В графике отпусков должны быть отражены фактические даты предоставления отпусков, а также дни отпуска, которые полагаются работникам за прошлые периоды.

Должностная инструкция

Должностная инструкция не является обязательным локальным нормативным актом, поскольку должностные обязанности могут быть установлены и в трудовом договоре. Но нужно учесть, что без подробного описания должностных обязанностей трудно будет наказать работника за их неисполнение. Кроме того, когда должностные обязанности не планируется менять, а нужно только внести уточнение в должностную инструкцию, не придется заключать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Хорошо, если в должностной инструкции установлены обязанности исполнять правила охраны труда, электробезопасности, пожарной безопасности, гражданской обороны, а также обязанность выполнять «иные приказы, распоряжения руководства».

Нужно отметить, что должностная инструкция является локальным нормативным актом, когда она утверждена отдельным документом. Если она приложена к трудовому договору — она является его частью (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Документы о защите персональных данных

Локальные нормативные акты о защите персональных данных работников и о политике работодателя в отношении работы с персональными данными являются обязательными в соответствии со ст. 87 ТК РФ. Правила организации работы с персональными данными установлены главой 14 ТК РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ, а также иными нормативными правовыми актами.

В ЛНА о персональных данных должны быть прописаны:

• Общие положения.

• Цели сбора персональных данных.

• Правовые основания обработки персональных данных.

• Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных.

• Порядок и условия обработки персональных данных.

• Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным.

• Основные права и обязанности работодателя по защите персональных данных.

• Права и обязанности работников как субъекта персональных данных, ответственность работников и работодателя за нарушения требований по защите персональных данных, конкретные меры защиты персональных данных работников.

• Иные обязательные правила (в том числе — определение мест хранения данных, порядка уничтожения данных, порядок реагирования на запросы работников и надзорных органов).

Кроме локальных нормативных актов, в пакете документации по персональным данным работников необходимо проверить также наличие и соответствие законодательству всех видов согласий на обработку персональных данных (в том числе общих согласий на обработку, согласий на распространение данных, согласий на получение данных от третьих лиц и передачу данных третьим лицам).

Также следует проверить наличие приказа о назначении ответственного за работу с персональными данными, обязательств о неразглашении персональных данных от имеющих доступ к данным работников, а также наличие списка работников, которые обрабатывают персональные данные и имеют к ним доступ, наличие порядка хранения и уничтожения персональных данных, соответствие формы акта об уничтожении данных законодательству, наличие документов о проведении аудита работы с персональными данными.

Кроме того, если работодатель при обработке персональных данных использует средства автоматизации, а также в некоторых иных случаях он обязан направить уведомления по установленной форме в Роскомнадзор. Также работодатели обязаны уведомлять Роскомнадзор и в других случаях, установленных законодательством (например, при изменениях в порядке обработке данных, при трансграничной передаче данных, при неправомерной или случайной передаче персональных данных и в иных случаях, установленных законодательством). Следует проверить организацию работы по составлению и направлению всех уведомлений в Роскомнадзор.

Работодатель обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к его Политике в отношении обработки персональных данных и о реализуемых требованиях к защите данных. А если у организации есть сайт, тогда Политика обработки персональных данных должна быть размещена на сайте (ст. 90 ТК РФ; ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ).

Если работодатель нарушает требования законодательства в отношении персональных данных, возникает риск привлечения к ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.

Документы о трудовых отношениях

При проверке документов о трудовых отношениях следует учесть не только соответствие их содержания требованиям законодательства, но и их соответствие локальным нормативным актам, принятым в организации. Расхождение в документах может повлечь дополнительные претензии проверяющих, а также повысить риски при проверках и спорах с работниками.

Трудовые договоры и дополнительные соглашения

О приеме на работу работодатель в первую очередь оформляет трудовые договоры. Их содержание строго должно соответствовать ст. 57 ТК РФ. В противном случае работодатель рискует уплатой штрафа в размере от 50 000 до 100 000 рублей по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Самая распространенная ошибка — когда в трудовом договоре отсутствует указание на условия труда на рабочем месте в соответствии с результатами специальной оценки условий труда. Также часто встречается «расплывчатое» указание на режим рабочего времени и времени отдыха (отсутствуют как конкретные условия времени работы и времени отдыха, так и ссылка на ПВТР, которые устанавливают эти условия).

Некоторые категории работодателей также обязаны использовать нормативно утвержденные формы трудовых договоров — например, если работодатель отнесен к микропредприятиям, то он вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (например, ПВТР, положения об оплате труда, графика сменности и других. Но тогда такие работодатели обязаны использовать типовую форму трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858 (ст. 309.2 ТК РФ).

Условия трудовых договоров с некоторыми категориями работников могут иметь свои особенности, которые должны быть указаны в текстах трудовых договоров (это иностранные работники, дистанционные работники, работники с разъездным характером и другие категории).

Если у работника в процессе трудовой деятельности в организации менялись условия трудового договора, об этом обязательно должны быть подписаны дополнительные соглашения.

Также необходимо убедиться, что все экземпляры трудовых договоров и дополнительных соглашений выданы работникам на руки, о чем на экземплярах работодателя имеются подписи работника (ст. 67 ТК РФ).

Если организация заключает гражданско-правовые договоры с физическими лицами, нужно обязательно проверить, нет ли в таких договорах признаков трудового договора. Если есть — нужно срочно их исправить. При проверке такие договоры могут быть признаны трудовыми договорами с обязанностью работодателя предоставить работнику все трудовые гарантии за весь период действия договоров (например, предоставить отпуска, выплатить повышенную зарплату за вредные условия, выплатить компенсацию за использование личного имущества и так далее).

За нарушения при оформлении трудовых договоров предусмотрена ответственность по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ и довольно высокие штрафы (до 100 000 руб. на юридическое лицо).

Приказы по личному составу

Приказы о приеме на работу, выполнении дополнительной работы, об увольнении обязательны. Нужно проверить, со всеми ли приказами работники ознакомлены под подпись. Если нет — работодателя могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Обратите внимание, что приказы об исполнении обязанностей не соответствуют законодательству. Оформление исполнения обязанностей нужно производить путем поручения работнику дополнительной работы, если работник согласен ее выполнять (ст. 60.2 ТК РФ).

Материальная ответственность

Если работодатель привлекает работников к полной материальной ответственности, должны быть в наличии договоры о полной материальной ответственности с работниками, работающими по должностям или работам, указанным в Перечне, утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Если работники выполняют работы или занимают должности, не указанные в Перечне Минтруда, то по общему правилу такие работники подлежат ограниченной материальной ответственности (в пределах среднего месячного заработка при наличии вины работника), а привлечение к полной материальной ответственности таких работников возможно только в некоторых случаях, указанных в ст. 243 ТК РФ.

О каждом факте привлечения к материальной ответственности должны быть в наличии приказ и материалы проведенной проверки по данному факту.

Дисциплинарная ответственность

Если работодатель привлекает работников к дисциплинарной ответственности об этом должны быть в наличии приказы и материалы проверки, оформленные в порядке ст. 193 ТК РФ. С указанными материалами и приказами работники должны быть ознакомлены под подпись.

В противном случае повышаются риски при проверках и спорах с работниками.

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности

Необходимо убедиться, что трудовые книжки оформлены, хранятся и выдаются в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (ст. 66 ТК РФ). У работодателя также должны быть в наличии приказ о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками, бланки трудовых книжек и вкладышей, Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее, а также Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Книги (журналы) по учету должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также печатью организации (при наличии).

Если не соблюдаются требования при оформлении, ведении и хранении трудовых книжек, работодателя могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Также необходимо проверить, формирует ли работодатель в электронном виде сведения о трудовой деятельности на всех работников и работающих по договорам ГПХ, представляет ли ее в установленном порядке в территориальный орган СФР и выдает ли эти сведения на руки тем работникам, которые отказались от ведения трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ, Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 N 245 п).

За несвоевременное представление или представление неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрена ответственность по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Также не исключена и ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.

Документы по рабочему времени, времени отдыха и оплате труда

Рабочее время

Сначала следует проверить в целом алгоритм учета рабочего времени и оплаты труда в организации. Должны быть оформлены приказ о назначении ответственных лиц за учет рабочего времени, табели учета рабочего времени, ли приказ о назначении ответственного за начисление зарплаты и об утверждении формы расчетного листка (ст. 136 ТК РФ). Табели учета рабочего времени необходимо распечатывать и подписывать, поскольку этот момент проверяется при контрольно-надзорных мероприятиях и спорных ситуациях.

Если работники привлекаются к сверхурочным работам и работам в выходные дни, в документах должно быть отражено согласие работника на такую работу и выбор работника компенсации за нее — повышенной оплаты либо предоставления другого времени отдыха (ст. 99, ст. 113, ст. 152, ст. 153 ТК РФ). Нужно также иметь приказы о привлечении к такой работе и основания к ним (например, служебная записка непосредственного руководителя работника).

У работодателя должны обязательно иметься приказы о направлении работников в командировку. Во всех приказах о привлечении к работе за пределами рабочего времени и о командировках должны быть личные подписи работников об ознакомлении с ними.

Если сотрудники работают по графику, нужно проверить, ознакомлены ли они с графиками под подпись не позднее чем за месяц (ст.103 ТК РФ). Если же работники работают вахтовым методом — они должны быть ознакомлены с графиками работы не позднее чем за два месяца до введения их в действие (ст. 301 ТК РФ). В графике должны быть отражены рабочие и выходные дни, время начала и окончания работы, перерывов для отдыха и питания. В графике работы на вахте необходимо отразить время, необходимое для доставки работников на вахту и обратно.

Когда в связи со спецификой работы организации работники отдыхают и принимают пищу в рабочее время — перечень таких работ, а также места для отдыха и приема пищи должно быть установлено ПВТР (ст. 108 ТК РФ).

Кроме того, следует проверить, установлено ли сокращенное либо неполное рабочее время защищенным категориям работников — например, сокращенное рабочее время должно быть установлено инвалидам, несовершеннолетним, работникам с вредными условиями труда 3 или 4 степени (ст. 92 ТК РФ), а неполное рабочее время — беременным женщинам и некоторым другим категориям (ст. 93 ТК РФ).

Если работники исполняют обязанности временно отсутствующих работников, необходимо убедиться, что таким работникам производится соответствующая доплата и оформляются документы о поручении работнику дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФ). Обычно составляется дополнительное соглашение и приказ.

За нарушения в документах по рабочему времени предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, повышаются риски споров с работниками, которые могут повлечь широкий спектр рисков — от доначисления заработной платы в случае неверного учета отработанного времени и привлечения к ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, по ст. 236 ТК РФ — до признания незаконным привлечения к дисциплинарной ответственности и признания увольнения незаконным (например, в случае увольнения за прогул при неознакомлении работника с графиком работы).

Время отдыха

Нужно обязательно проверить наличие и корректность оформления документов о предоставлении отпусков, в том числе извещений работников о начале отпуска не позднее чем за две недели до начала, приказов о предоставлении отпуска с подписями об ознакомлении работников, заявлений о разделении отпуска на части, записок-расчетов.

Инспекция труда проверяет информацию об остатках отпусков, поэтому нужно убедиться, что у работников нет большого количества неиспользованных отпусков (ст. 125 ТК РФ). Также нужно убедиться, что определенным категориям работников предоставляются все положенные им отпуска. Например, инвалидам предоставляются удлиненные отпуска не менее 30 календарных дней в году, а педагогам — удлиненные отпуска в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 14.05.2015 N 466.

Стоит учесть, что некоторым категориям работников в обязательном порядке предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска — например, работникам с ненормированным рабочим днем, а также отпуска без сохранения заработной платы, например, пенсионерам и инвалидам (ст. 128 ТК РФ).

За нарушения в документах по времени отдыха предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 30 000 до 50 000 руб.).

Оплата труда

В первую очередь необходимо убедиться, соблюдаются ли сроки выплаты заработной платы в конкретный день не реже двух раз в месяц, оплаты отпусков за 3 дня до начала отпуска, выплаты аванса для совершения командировок (до начала командировки), расчета при увольнении в день увольнения (ст. 136, ст. 168, ст.84.1 ТК РФ) и сроки выплаты иных денежных средств, полагающихся работникам. Обратите внимание, что вновь принятым работникам заработная плата должна выплачиваться позднее, чем через полмесяца после дня трудоустройства (ст. 136 ТК РФ). Подтверждением своевременной оплаты будут платежные поручения о перечислении работникам денежных средств на их счета в банке либо ведомости о выдаче наличных денежных средств.

При выплате заработной платы работников необходимо извещать о составных частях заработной платы, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Извещение обычно производится посредством выдачи расчетных листков работникам под подпись. При введении электронного кадрового документооборота расчетные листки можно направлять работникам в электронном виде, однако работодателям нужно позаботиться о том, чтобы у них осталось доказательство получения расчетных листков работниками.

За нарушения в документах по оплате труда предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ, а если нет документальных доказательств своевременных выплат — по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, по ст. 236 ТК РФ. Также в отношении вопросов оплаты труда всегда велики риски споров с работниками.

Разные категории работников

Трудовым и смежным законодательством установлено множество особенностей в отношении разных категорий работников. Отметим какие документы работодатели обязаны иметь в отношении чаще всего встречающихся категорий.

Дистанционные работники

В трудовом договоре с дистанционными работниками не стоит отражать указание на место работы, это нарушение может повлечь споры и штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

При переводе на дистанционную работу при отсутствии оснований для исключительной ситуации должен быть издан специальный локальный нормативный акт (ст. 312.9 ТК РФ).

Водители и разъездной характер работы

Если в организации есть водители, нужно проверить их путевые и маршрутные листы. Оформление этих документов обязательно (ч. 4 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ, п. 2 Состава сведений и порядка, утв. Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390).

Также нужно проверить, включено ли время обязательного предрейсового и послерейсового медицинского осмотра в рабочее время водителей и учесть, что для водителей специально установлены иные Особенности режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда (Приказ Минтранса России от 16.10.2020 N 424).

Если в компании работают сотрудники с разъездным характером работы, в ЛНА необходимо отразить размеры и порядок возмещения расходов за такую работу (ст. 168.1 ТК РФ), а в трудовом договоре указать характер и компенсацию за такую работу (ст. 57 ТК РФ).

Мобилизованные работники и заключившие контракт о содействии Вооруженным силам РФ в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ

В связи с тем, что во многих компаниях имеются мобилизованные (или заключившие контракт) в связи с изданием Указа Президента РФ от 21.09.2022 N 647 «Об объявлении частичной мобилизации в Российской Федерации», работодателям следует проверить, что соблюдены все требования закона в отношении данной категории работников. В том числе следует проверить наличие:

• Заявления работника о приостановке трудового договора (к заявлению работника прилагается копия повестки о призыве на военную службу по мобилизации или уведомление федерального органа исполнительной власти о заключении с работником контракта о прохождении военной службы), если работника забрали срочно и получить заявление не успели — акт об устном заявлении (в качестве временной меры).

• Приказа о приостановке действия трудового договора.

• Документов о выплате работнику всех причитающихся ему выплат на момент приостановления трудового договора (зарплаты, командировочных, поощрительных выплат, доплат и т.п.).

• Приказа о новом коде учета рабочего времени, которым будет табелироваться приостановление трудового договора (однократно) и табелирования времени отсутствия работника кодом, принятым в организации.

• Издание приказа о возобновлении действия трудового договора по возвращении с военной службы.

• Подачи отчета по форме ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) не позже следующего рабочего дня после приостановления и возобновления договора.

• Внесения соответствующей информации в карточку Формы № 10 (п. 33 Инструкции утв. Приказом Министра обороны от 22.11.2021 № 700).

• Приказа и заявление работника о предоставлении ежегодного отпуска в удобное для него время независимо от стажа работы в компании в течение 6 месяцев после того, как возобновили трудовой договор (если было заявление о предоставлении отпуска).

• Подтверждения от органа исполнительной власти информации о дате окончания прохождения работником военной службы и приказа об увольнении, если работник не вернулся на работу в течение 3 месяцев после окончания службы.

• Если стало известно, что работник погиб — свидетельства о смерти или копии решения суда, приказа об увольнении, документов о выдаче трудовой книжки (при наличии) родственникам.

• Документов, о предоставлении гарантий родственникам таких работников (учет преимущественного права при сокращении, ограничения при направлении в служебные командировки, привлечении к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни).

Работа в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работа в сельской местности

Если в компании работают работники с районными надбавками и коэффициентами, нужно отразить в трудовых договорах с ними размеры надбавок и коэффициентов, а также количество дней дополнительного отпуска (ст. 57 ТК РФ).

Для женщин, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях нужно устанавливать 36-часовую рабочую неделю, если меньшая продолжительность рабочей недели не предусмотрена для них федеральными законами (ст. 320 ТК РФ).

Женщинам, работающим в сельской местности, по их письменному заявлению полагается один дополнительный выходной день в месяц без сохранения заработной платы и сокращенная продолжительность рабочего времени не более 36 часов в неделю, если меньшая продолжительность рабочей недели не предусмотрена для них законодательством (ст. 263.1 ТК РФ).

Работники с семейными обязанностями

В отношении кадрового учета работников с семейными обязанностями необходимо убедиться, что в составе документации имеются подтверждающие документы:

• О предоставлении дополнительных выходных дней лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами.

• Приказов об отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до 3 лет.

• О предоставлении женщинам, имеющим детей в возрасте до 1,5 лет дополнительных перерывов для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ).

• Об ознакомлении защищенных категорий с правом отказаться от привлечения к сверхурочной работе, к работе в выходные и праздничные дни, от работы в ночное время, а также от направления в командировки.

Инвалиды, молодежь

Если организация в соответствии с законодательством обязана вести квотирование, необходимо иметь документальные доказательства того, что квотирование ведется, квота выполнена. В том числе необходимо наличие локальных нормативных актов, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты (ст. 13, ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1, региональное законодательство).

Кроме того, в организации должны иметься документы о предоставлении инвалидам удлиненного ежегодного отпуска продолжительностью 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ), а несовершеннолетним работникам ежегодного отпуска 31 календарный день в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ).

Увольнение работников

В документах об увольнении работников необходимо проверить наличие оснований для увольнения. В частности, при увольнении по собственному желанию должны быть заявления работников об увольнении, при увольнении по соглашению сторон — должны быть оформлены соответствующие соглашения.

При увольнении по собственному желанию ранее истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении на заявлении должна быть виза руководителя (доверенного лица) о согласовании конкретной даты увольнения (ст. 80 ТК РФ).

Об увольнении по любому основанию обязательно должен быть оформлен приказ, работников с приказами об увольнении обязательно ознакомить под подпись. Также при увольнении оформляется записка-расчет.

В наборе документов об увольнении также необходимо иметь доказательства выдачи (направления) работникам в день увольнения трудовых книжек либо сведений о трудовой деятельности, «пенсионных справок», а также доказательства выплаты расчета при увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).

В случае нарушений при оформлении документов, кроме споров с работниками, есть риск привлечения к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, при несвоевременных выплатах — по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и ст. 236 ТК РФ, при задержке выдачи работнику трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности — по ст. 234 ТК РФ.

Иные направления кадровой работы

Представительный орган работников

Если в компании создана первичная профсоюзная организация, стоит проверить, соблюдены ли требования законодательства к процедуре ведения коллективных переговоров, а также наличие коллективного договора и его соответствие законодательству.

Кроме того, необходимо проверить, учитывается ли мнение профсоюза при утверждении локальных нормативных актов и проставляется ли на них соответствующая формулировка при учете такого мнения. Если численность профсоюза составляет менее 50% работников, учет мнения профсоюза при принятии локальных нормативных актов необязателен (ст. 372 ТК РФ).

Охрана труда (ОТ)

Вопросам охраны труда посвящен целый раздел ТК РФ, а также принято множество нормативных правовых актов, регулирующих это направление работы. Поэтому в данной сфере нужно учесть столько нюансов, которые невозможно даже в малой части отразить общими словами, и в этой статье перечислим лишь обязательные документы по охране труда, которые должны быть в организации. Проверьте, что в составе документов по охране труда имеются:

• Документы об ответственных (приказ о назначении ответственного, о распределении обязанностей в сфере охраны труда).

• Документы по инструкциям (стандартам) по охране труда (приказ об утверждении перечня инструкций, утвержденные инструкции по ОТ по профессиям, видам работ, при эксплуатации оборудования, журнал учета инструкций, журнал учета выдачи инструкций, утвержденные стандарты по охране труда).

• Локальные нормативные акты по ОТ (о системе управления охраной труда, о проведении расследования несчастных случаев на производстве, об информировании работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда, об учете микроповреждений (микротравм) работников, план мероприятий по ОТ, положение о подрядчиках).

• Документы по медицинским осмотрам (заключения о прохождении обязательного медицинского осмотра, списки подлежащих медосмотрам, направления на медосмотры, журнал учета выдачи направлений на медосмотры).

• Документы по обязательным психиатрическим освидетельствованиям (список лиц, подлежащих прохождению освидетельствований, направления на освидетельствования, журнал учета выдачи направлений).

• Документы по инструктажам, обучению по охране труда, стажировке по охране труда (приказы об организации проведения указанных мероприятий, о назначении ответственных лиц, программы для всех видов инструктажей и обучения, перечни профессий и должностей как освобожденных от инструктажей и обучения, так и подлежащих инструктажам и обучению, журналы регистрации инструктажей, приказ о создании комиссии проверки знания требований охраны труда, протоколы проверки знания по результатам обучения, отчеты о стажировке, распоряжения о допуске к самостоятельной работе).

• Документы по специальной оценке условий труда (приказ о создании комиссии, отчет о проведении специальной оценки условий труда, документы о признании результатов спецоценки в связи с переименованием должности и иные).

• Документы по профессиональным рискам (приказ о внедрении системы управления профессиональными рисками, положение о системе управления профессиональными рисками, приказ о создании комиссии по проведению оценки профессиональных рисков, реестр опасностей, карты оценки профессиональных рисков, план-график мероприятий, направленных на снижение степени профессиональных рисков).

• Документы по средствам индивидуальной защиты (СИЗ), дерматологическим средствам (ЛНА о порядке обеспечения, приказ о назначении ответственных, нормы бесплатной выдачи, личная карточка выдачи, карточка учета дежурных СИЗ).

• Документы о выдаче молока и лечебно-профилактического питания (при необходимости) (приказы о выдаче молока и организации питания, перечни должностей и работ, приказы о выплате денежной компенсации взамен молока).

• Документы по аптечкам (приказ о комплектации аптечек и о назначении ответственных лиц, журнал регистрации, использования и учета изделий медицинского назначения).

• Документы по повышенной опасности (перечень работ, приказ о назначении ответственного за производство работ).

• Документы по лестницам и стеллажам (приказ о назначении ответственного за состояние и исправность, приказ о назначении ответственного за эксплуатацию, приказ о создании комиссии по проведению испытаний, акты испытания, журналы учета и осмотра такелажных средств, механизмов и приспособлений, приказ о комиссии по частичному техосвидетельствованию стеллажей, протоколы освидетельствования, журнал полного технического освидетельствования стеллажной системы).

• Документы по БДД (приказ о назначении ответственного за техническое состояние и эксплуатацию, за выпуск на линию транспортных средств, о назначении ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, листы испытания водителей, программы инструктажей по безопасности перевозок и журналы их регистрации (вводного, предрейсового, сезонного), перечень операций при проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств и журнал регистрации результатов контроля, журнал регистрации предрейсовых (послерейсовых, послесменных) медицинских осмотров.

Обратите внимание, если работодатель самостоятельно проводит обучение работников по охране труда, то у него должен быть подтвержденный личный кабинет в информационной системе охраны труда Минтруда, и сведения о нем должны быть внесены в специальный реестр. Все сведения об обучении по охране труда работодатели также обязаны передавать в специальный реестр (п. 104 — 116, п. 118, п. 119 Порядка, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464).

Также стоит проверить, оформлены ли все необходимые документы по пожарной безопасности, электробезопасности, ГО и ЧС, производственному контролю. Состав этих документов регулируется специальным законодательством в этих сферах, однако у всех работодателей обязательно должны быть:

• ЛНА, инструкции, приказы об ответственных, журнал эксплуатации систем противопожарной защиты, приказ о запрете курения, планы действий при чрезвычайных ситуациях.

• Документы об обучении и инструктажах (программы, журналы регистрации, приказы о комиссиях).

• Документы по производственному контролю (приказ о назначении ответственного, программа производственного контроля, отчет о проведении производственного контроля).

• Иные документы в соответствии с законодательством.

Воинский учет

Законодательством закреплена обязанность всех организаций независимо от форм собственности осуществлять воинский учет работников (пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 N 61-ФЗ, пп. 11 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 26.02.1997 N 31-ФЗ, п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ). Это требование пока не установлено только для индивидуальных предпринимателей. Поэтому работодателям-организациям необходимо проверить, что у них есть следующие документы по воинскому учету работников:

• Приказ об ответственном, согласованный с военкоматом.

• Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, по форме № 10, утв. Приказом Минобороны РФ от 22.11.2021 N 700, с отметками о сверке сведений с военкоматом.

• Уведомления в военкомат о приеме на работу и увольнении работников, об изменении сведений о них, необходимых для ведения воинского учета, уведомления о не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете, уведомления военкомата о нарушениях работника обязанностей по воинскому учету.

• Подписи работников об ознакомлении с нормативными правовыми актами касательно военной службы и воинского учета и папка с текстами таких нормативных актов либо выписок из них.

• Оповещения работников о вызовах в военкомат.

• План ведения воинского учета на каждый год.

Отчетность

Не стоит забывать, что при ведении кадрового делопроизводства также необходимо правильно составлять и вовремя направлять в государственные органы обязательные отчетность или сведения. Состав сведений и отчетности в зависимости от сферы деятельности могут отличаться, однако необходимо как минимум проверить, что организация подает следующую отчетность:

• В СФР (все разделы формы ЕФС-1, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 № 246).

• В органы статистики (формы П-4, П-4(НЗ) и иные).

• В орган занятости (о квотировании и рабочих местах для инвалидов, вакансиях, банкротстве, сокращении, ликвидации, введении неполного рабочего времени, дистанционной работе, простоях).

• В МВД (о заключении либо прекращении трудового договора или гражданско-правового договора с иностранным гражданином (лицом без гражданства), об исполнении работодателями и заказчиками работ (услуг) обязательств по выплате зарплаты (вознаграждения) иностранному гражданину (лицу без гражданства) — высококвалифицированному специалисту).

Итак, мы отразили в статье основные кадровые документы, которые должны быть в организации, и обозначили ошибки, чаще всего встречающиеся при их оформлении. Однако, чтобы снизить риски до минимума, нужно подробно проанализировать содержание всех имеющихся документов на соответствие законодательству, исключить формулировки, нарушающие права работников, исправить ошибки и оформить недостающие документы. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.