Шесть советов по повышению эффективности персонала

Офисные сотрудники работают продуктивно не больше 2,5 часов в сутки, а остальное время обычно уходит на личные дела: разговоры, соцсети, кофе. Рассказываем, что делать менеджеру, если он хочет повысить и поддержать продуктивность подчиненных на приемлемом уровне.

Предложите сотрудникам работать меньше

Согласно закону Паркинсона, работа обычно занимает все время, которое на нее выделено. Мобилизовать сотрудников можно, сократив количество времени, отведенного на задачу. Конечно, не следует забывать, что сроки все же должны быть реалистичными.

Однако общее количество выполненных задач в день невозможно повышать бесконечно — на работу человек тратит не только время, но и энергию. Значит, для мобилизации ресурсов и роста продуктивности можно попробовать сократить рабочий день, не уменьшая объемов. Похожий эксперимент провели в домах престарелых Швеции — там сотрудникам предложили шестичасовой рабочий день. Продуктивность медсестер повысилась, кроме того, они стали реже брать отгулы. В студии разработки Microsoft Japan попробовали формат четырехдневной рабочей недели: по подсчетам аналитиков компании, продуктивность сотрудников повысилась на 40%.

Если хотите, чтобы сотрудники работали быстрее и эффективнее, ограничьте их время, не растягивайте задачи. Но не забывайте давать подчиненным полноценно отдыхать.

Заботьтесь о благополучии

Продуктивность напрямую зависит от уровня благополучия сотрудников — люди, довольные своей карьерой, социальным и финансовым положением, работают лучше. В Оксфордском университете даже подсчитали, что счастливые люди в среднем на 13% эффективнее.

Руководителю нужно следить за разными аспектами благополучия сотрудников:

• Физический аспект: хорошо ли себя чувствует сотрудник. Можно влиять на это глобально, предоставив коллегам ДМС. Или локально, по мелочам — если человек пожаловался на больную спину, купите ему ортопедическое кресло для рабочего места.

• Карьерный: люди должны понимать, какую цель они преследуют вместе с компанией, зачем работают, чего могут добиться.

• Финансовый: нужно следить, чтобы компенсация удовлетворяла сотрудника, и он не испытывал нужды в дополнительных заработках вне компании.

Забота о благополучии проявляется и в мелочах. Например, сотрудники, которые работают в офисе с окнами, спят по ночам на 46 минут больше — это значит, что они лучше отдыхают и им проще концентрироваться на задачах.

Оптимизируйте коммуникации

Мы тратим на переписку в сети в среднем 13 часов в неделю (причем на работу заложено всего 40 часов). Получается, почти треть рабочего времени — это общение, а не выполнение задач. Чтобы повысить эффективность, внедрите правила делового общения:

• Письмо должно быть коротким, написанным по существу. Тема формулируется так, чтобы получатель сразу понимал, что от него хотят и что находится внутри сообщения.

• Ограничьте время на коммуникации — предупредите сотрудников, что проверяете почту только полчаса утром и полчаса вечером. Предложите единый график, в рамках которого они так же будут доступны по почте и мессенджерам. Срочные вопросы, если появляется такая необходимость, можно решить звонком.

• Воздержитесь от общения поздно вечером или ночью — такие письма могут плохо сказаться на эмоциональном состоянии персонала, повысить уровень тревожности. Это приводит к снижению продуктивности на следующий день.

Еще стоит порекомендовать коллегам отключать оповещения на смартфонах — они отвлекают и мешают сосредоточиться на задаче.

Переведите встречи в онлайн или вовсе отмените их

По данным исследования Verizon Conferencing, сотрудники тратят в среднем 87 часов в месяц на различные встречи. Такие мероприятия не всегда проходят быстро и эффективно, часто превращаясь в непродуктивные обсуждения. Чтобы снизить потери времени на совещаниях, используйте эти четыре совета:

1. Созывайте встречу, если на ней действительно можно что-то решить, и для этого необходимо собрать конкретных людей вместе. Если цель встречи — познакомить коллег с информацией, просто отправьте им общее письмо.

2. Сократите еженедельное и ежедневное количество совещаний. Например, в неделю у вас может быть не больше трех встреч, все остальные переносятся на следующий период. С таким подходом придется выбирать только важные события, а от остальных отказываться.

3. Уменьшайте количество участников. Нет смысла звать на совещание весь отдел, достаточно только ключевых сотрудников. Если остальные хотят высказать свое мнение, они могут это сделать письменно до или после совещания.

4. Сократите продолжительность встреч. Например, руководитель может поставить два ограничения: само мероприятие длится не дольше двадцати минут, выступление каждого сотрудника — две минуты. А по итогам обязательно должно быть принято решение.

Конечно, универсальных решений для продуктивных совещаний нет — бывают вопросы, которые точно требуют долгих переговоров и участия многих сотрудников. Когда мы говорим о сокращении времени, то имеем в виду бесполезные и затянутые встречи, которые мешают продуктивной работе.

Пропагандируйте перерывы в работе

Менеджерам следует на своем примере показывать сотрудникам пользу небольших регулярных перерывов в работе. Лучшие идеи часто приходят во время коротких прогулок на свежем воздухе: скажите команде, что они могут выйти на улицу, пройтись, не проводить все время за рабочим столом. Время, выделенное на восстановление, в итоге повысит производительность.

Обучайте сотрудников

Команда будет работать продуктивнее, если вы инвестируете деньги и время в ее развитие. Сформируйте индивидуальный план развития для каждого специалиста, согласуйте его с потребностями компании и желаниями самого сотрудника.

Основательный и системный подход к развитию персонала решает несколько HR-задач:

• Повышается вовлеченность сотрудника — он чувствует, что компания заинтересована в нем, тратит ресурсы, а значит, настроена на долгосрочное сотрудничество.

• Чем больше знает и умеет сотрудник, тем сложнее задачи, которые он может решать — это полезно для компаний, нацеленных на развитие.

• Появляется возможность развивать лидеров и управленцев внутри команды.

Наконец, это повышает продуктивность сотрудников: обученный, опытный и лояльный специалист работает быстрее и лучше новичка.