Говорят, административно-хозяйственный директор следит, чтобы не кончались ручки и бумага в офисе. А как бы Вы определили работу административно-хозяйственного директора?
Я с таким утверждением категорически не согласна. Скорее это характерно для офис-менеджеров, хотя и у них более широкий круг обязанностей. Первое, о чем я говорю на своих семинарах, это составляющие элементы организации. Организация состоит из людей, ресурсов и управления ими. Как раз управленческая сторона находится в компетенции административно-хозяйственного директора.
Как правило, он работает не один, у него есть подчиненные. Это должность, которая напрямую связана с людьми – служащими и руководителями. Административный директор – это человек, который транслирует проблемы работников руководству, и, соответственно, курирует обратную связь. По сути административно-хозяйственный директор – это связующее звено в коллективе.
Какими качествами должен обладать успешный административно-хозяйственный директор?
Ну, прежде всего это компетентность. Во многих вопросах, не только в администрировании. Он должен хорошо знать и понимать специфику компании, разбираться в том, чем занимается фирма. Второе, это, конечно, – организованность. Потому что работа с людьми требует этого всегда. Доброжелательность – тоже необходимое качество для административно-хозяйственного директора. Кроме того, необходимо умение структурировать свою работу и работу других сотрудников. И, не менее важное качество, умение учиться. Потому что любая остановка – это шаг назад. Можно еще добавить – дипломатичность, решительность, отзывчивость… все положительные качества.
Я часто говорю, что сегодня на плечи администратора ложатся функции, которые раньше выполняли профсоюзы. Они защищают интересы, имея возможность общаться и с рабочими, и с руководством, доносить до последнего проблемы и чаяния, даже вне сферы своей административной работы, транслировать все то, что волнует коллектив.
Значит, существенную часть работы занимает управление человеческими ресурсами?
Да, конечно, с участием и с помощью кадровой службы. Но кадровая служба больше находится на стороне работодателя, занимается вопросами с учетом его пожеланий и ожиданий. А административно-хозяйственный директор, по моему мнению, со стороны коллектива. Также поступает и офис-менеджер, но эта должность появляется только в очень крупных фирмах, хотя по функциям очень близка к директорской.
А может ли такой работой заниматься молодой человек?
С моей точки зрении, нужно пройти некоторые ступени. Нельзя, окончив вуз, даже получив степень (Master of Business Administration), нельзя стать хорошим административным директором. Мне кажется, для этого нужно иметь некий жизненный и профессиональный практический опыт.
Администраторам советской закалки трудно перестроиться к современным условиям?
Со времени Советского Союза прошло почти 20-ти лет. Но если этот человек умеет учиться и впитывать себя знания, то у него все получится. Мне кажется, те люди, которые были администраторами в советское время, у них есть определенная закалка, опыт и знания. Если это наложить на умение адаптироваться к нынешней ситуации и умение учиться, то из них могут получиться очень хорошие администраторы.
С какими трудностями сталкиваются современные администраторы?
Нехватка времени. Большой поток информации. Иногда проблема с кадрами, когда трудно найти кадры, соответствующие функциям, для выполнения тех или иных задач.
Большая проблема – нехватка информационного поля. Нет профессиональных изданий, которые могли бы помочь администратору. Масса периодических изданий по логистике, финансовому контролю, а по администрированию нет ни одного журнала. Нет даже сайта или чата, где можно было бы обменяться мыслями, встретиться с коллегами и обсудить проблемы. Есть сайт для секретарей, а для администраторов более высшего звена – нет. Наверно, еще нет той организации или человека, который бы озаботился этим вопросом.
Мои ученики просили Русскую Школу Управления заняться этим вопросом. Наверно, в этом заинтересованы, в первую очередь, сами администраторы, но нехватка времени… Иногда некогда заняться своими – профессиональными и личными – делами. А если при этом взять на себя еще такую ношу – организацию такого большого дела, как информационный сайт. Для этого нужно быть большим энтузиастом.
Не хотели бы вы написать книгу?
Нет. На это нет времени. Мне предлагали писать в журнал, но я отказалась. Я считаю, что еще не достигла того уровня, когда чувствуешь себя готовым написать книгу.
К каждому семинару я, не кривлю душой, готовлюсь, хотя давно его читаю. В процессе работы я понимаю, что это тоже можно быть тоже интересно моим слушателям. Что-то меняется в инструкциях или в гостах, все меняю на учебных слайдах, многое меняю, добавляю, корректирую. К каждому занятию у меня появляется 2-3 новых слайда. Но опубликовать книгу – нет. Я оратор, а не писатель.
Бывают ли у административно-хозяйственных директоров конфликты с директорами смежных отделов, например, того же HR-отдела?
Я думаю, в разных организациях по-разному. У нас в компании этого не случается, потому что мы работаем в связке. Так, на мой взгляд, и должно быть. Но для всех рецепт нельзя дать. Администратор общается со всеми. Он – как зонтик над офисом. Мы же администрируем процессы. Администратор не только ответственен за своевременный заказ туалетной бумаги, функции администратора – это организация и контроль процессов.
Для чего, на Ваш взгляд, участники приезжают на занятия в «Русскую Школу Управления»?
Им не хватает профильного образования. Они приезжают, чтобы узнать, правильно ли они делают то, что они делают. Потому что у них накопились вопросы, на которые они нигде не могут найти ответы. Каждый семинар не обходится без вопроса: «Где можно найти информацию по тому или иному вопросу». Нехватка знаний очень сильно сказывается на современных администраторах.
Через меня прошло очень много людей. Но ни у кого я не видела скучных глаз. Им всем было интересно. Они приходят не для того, чтобы получить сертификат – хоть трижды государственного образца. Они пришли, чтобы понять, чтобы решить какую-то проблему.
Мы обсуждаем много вопросов. Это и фигура административно-хозяйственного директора в процессе и структуре организации, качества директора, решаем вопросы с офисными помещениями, классификация зданий, организация офисов, организация рабочих мест, работа с поставщиками, с курьерскими службами, организация транспорта, питания. Это те трудности, с которыми «хозяйственник» сталкивается каждый день.
Поэтому и семинар я организую таким образом, чтобы это не были просто лекции. У нас всегда интерактивные занятия. Я задаю какую-то задачу, ставлю какую-то проблему, рассказываю им свое видение на эту проблему, а затем каждый из них высказывает свое мнение, делится, как это у них на предприятии решается, и мы вместе приходим к решению совместно.
Вы сейчас торопитесь на свою основную работу – административно-хозяйственного директора ЗАО «Эн.Си.Ар.»?
Преподавание я не воспринимаю, как работу. Я по образованию преподаватель, видимо, мне по жизни этого не хватало. Я люблю общаться с аудиторией.
Но отказаться от основной работы тоже не могу. Чем я интересна для своих слушателей? Тем, что я говорю с ними на одном языке, у нас одинаковые проблемы. Моя работа в «Эн.Си.Ар.» подпитывает меня. Я все время решаю какие-то вопросы, стараюсь при этом еще и учиться, находить ответы на непонятные мне вопросы. Для меня это будет процесс стагнации, я остановлюсь, а жизнь пойдет дальше. А я должна быть на гребне времени! И только тогда буду наиболее полезна своим слушателям.
А как же вопрос нехватки времени?
Если мне предстоят занятия, я беру выходной. То есть в сущности, преподавание – это мой отпуск. Это мое хобби. Главное, мне это нравится.
А в обычной жизни – среди друзей и родственников – вы тоже выступаете в роли администратора, контролирующего процессы?
(Вздыхает). Наверно, да. Но я разумный человек. В любой семье есть, наверно, контролирующий орган. Кто-то ведом, кто-то ведущий, и в этом нет ничего плохого. У нас с мужем гармония. В чем-то он ведущий, в другом – я. Но я действительно люблю держать ситуацию в руках, не управлять ею, но контролировать. Я никогда не плыву по воле волн.
