Управление организационными изменениями в проектах

Управление организационными изменениями в проектах

О трансформации бизнеса, его влиянии на корпоративную культуру, сопротивлении сотрудников нововведениям. На примере реального проекта рассказывает Динара Гайнутдинова, управляющий партнер CAS Group, эксперт в области управления изменениями.
619

Автоматизация бизнес-процессов в крупном бизнесе начинается с подбора цифровой платформы — ERP-системы. До санкций это был SAP, сегодня — российские аналоги. После покупки и установки ИТ-решения преобразования пронизывают структуру компаний, меняя ее корпоративную культуру.

Вот пример крупного производителя прохладительных напитков, перед которым стояла задача пересмотра более 5000 бизнес-процессов на трех площадках с более 50 производственными линиями. Слияние происходило на единой платформе SAP.

Как часто бывает в многотысячных компаниях, внедрение ИТ-системы шло по графику, а вот слияние процессов тормозилось из-за многоуровневой оргструктуры и излишней бюрократии.

Преобразования в бизнесе требуют изменения мышления сотрудников и выравнивания коммуникаций. Необходимо комплексное управление организационными изменениями. Это более масштабный подход, чем стандартное управление проектами по методикам Agile или Waterfall. С таким подходом реализуют проекты в крупных российских корпорациях — Сбере, Газпромнефти, Росатоме и других.

Без «тушения пожаров»

Руководитель проекта или владелец продукта отвечают за техническую часть внедрения, а менеджер по управлению изменениями — за работу с сотрудниками, то есть за человеческий фактор во время трансформации.

Сотрудники как правило сопротивляются нововведениям: их страшит неизвестность, дополнительные трудности в работе. Это и тормозит реализацию проектов: как рядовых — переезд в новый офис, так и глобальных — ИТ-трансформация бизнеса.

В принципе, можно внедрить проект без учета человеческого фактора и управления изменениями. Но это будет как переезд в другую квартиру со стихийно собранными коробками. На новом месте придется долго искать нужную вещь, перебирая все упаковки. А можно четко организовать переезд: продумать упаковку и распаковку вещей, подписать коробки.

Во внедрении новых систем часто бывает так, что вопросы, связанные с людьми или изменениями, решаются не планомерно, а по мере поступления проблем. Но проблемы всплывают на поверхность уже в острой стадии сопротивления. А тогда приходится «тушить пожары».

Стоит ли доводить до этого, когда можно заранее оценить готовность сотрудников к изменениям, выстроить коммуникации, распределить роли и ответственность между участниками бизнес-команд. Иными словами, сопровождать сотрудников на всех этапах принятия новшеств, преодолевая сопротивление и повышая их лояльность к проекту.

Как показывает практика, без управления изменениями 70% внедренных проектов не приводят к качественному результату.

Методология Waterfall — каскадный метод управления, где каждый этап проекта реализуется в определенное время, с конкретным бюджетом и следует четко друг за другом. Применяется в крупных производственных проектах, где есть четкое понимание результата и возможно последовательное движение. По  Waterfall проект разбивается на большие этапы с фиксированными сроками. Возврат и внесение существенных изменений в условия невозможно.

В ИТ-разработках, где скорость изменений в десятки раз выше, применяется гибкий метод Agile. Команда работает короткими итерациями (спринтами) по 1—2 недели, и может вносить корректировки в план, видоизменяя конечный продукт в зависимости от обратной связи пользователей.

Роль управления изменениями в проектном менеджменте

Работа по управлению изменениями состоит из семи блоков. Разберем их на примере крупного производителя продуктов питания и напитков.

Стояла задача — объединение трех предприятий в России на базе SAP-систем. Излишняя бюрократия в бизнес-процессах привела к затягиванию сроков проекта. Как решить эту проблему в многоуровневой структуре с помощью управления изменениями?

Оценить влияние изменений

Сначала мы идентифицировали изменения. То есть сравнили старые рабочие процессы с новыми, выявили различия между ними — и отследили, какие изменения повлечет за собой внедрение ИТ-системы. Эти изменения взяли на контроль, чтобы избежать риска нештатных ситуаций во время проекта. Наметили план реализации изменений: составить новые должностные инструкции, проинформировать контрагентов о новых условиях работы и т.д.

Выстроить взаимодействие с командой топ-менеджеров и другими ключевыми сотрудниками, которые влияют на политику компании  

Как они видят проект? Насколько разделяют его цели и задачи? Насколько слаженно они взаимодействуют? Исходя из этого мы дали рекомендации по внедрению изменений, распределению ролей и ответственности в команде. Это помогло сблизить разные точки зрения и выработать единую позицию по проекту, чтобы дальше уже выстраивать коммуникации с подчиненными.

Оценить готовность сотрудников к изменениям

Что знают сотрудники о проекте, насколько поддерживают его, какие моменты вызывают беспокойство, негатив и конфликты? Мы провели опросы, пообщались точечно с ключевыми сотрудниками. Выяснили основные причины сопротивления: изменение привычных ролей, переход на другое рабочее место/должность, смена локации. Руководители подразделений спорили о границах ответственности в рамках проекта, из-за этого затягивалось согласование различных документов.

На этом этапе мы смотрим на проект глазами рядового пользователя, узнаем его видение ситуации, чтобы предупредить потенциальные сложности.

Выстроить коммуникации на всех уровнях оргструктуры

Коммуникации выстраивали как вертикально, так и горизонтально.

Вертикально — это информирование сотрудников «сверху». Мы организовали встречи топ-менеджеров с командами. Определили и подготовили представителей проекта, тезисы для ответов на острые вопросы сотрудников.

Онлайн-курс «Руководитель проектов»

  • Во время обучения вы разберете особенности разработки устава, целей и задач проекта, научитесь составлять плана и определять точки контроля. 
  • Эксперты-практики расскажут, как оценивать количество и стоимость ресурсов, необходимых для реализации проекта, готовить схемы взаимодействия участников проекта. 
  • Также вы научитесь контролировать объем работ, оценивать требования и отклонения от плана, тестировать идеи и организовывать системный подход к работе.

Горизонтально — это информирование об изменениях через корпоративные медиа. Разъяснили сотрудникам, с чем связано внедрение новой системы и объединение бизнесов. Какие сроки проекта, какие задачи и проблемы предстоит решить? Что изменится, и каковы будут результаты? 

Результаты обозначили максимально измеримо и с акцентом на личных выгодах сотрудников. Компания перестроится под новые запросы рынка, а сотрудники получат ценные для современного рынка труда компетенции, перейдут на более интересные позиции, упростят работу благодаря автоматизации процессов.

Если сотрудники соотносят свои выгоды с интересами компании, им гораздо легче принимать изменения. Коммуникации помогли компании снять острые вопросы, связанные с перемещением сотрудников, изменением функционала.

Обучить пользователей

Мы помогли разработать обучающие материалы и провести само обучение персонала с учетом изменения функционала по каждой позиции.

Создать институт ключевых пользователей

Объединили группу сотрудников, которые первыми протестировали ИТ-систему, адаптировали ее под свои потребности и стали обучать коллег в подразделениях.

В результате компания оперативно адаптировала процессы объединения холдинга к интегрированной платформе SAP. Внедрила более 300 масштабных изменений в финансах, складском хранении, продажах и производстве.

Управление изменениями поддерживает не только проектный менеджмент, но и кризисные трансформации бизнеса. Выравнивает процессы, которые касаются человеческого фактора во время изменений, гарантирует закрепление и развитие лучших бизнес-решений в компании.


 

 
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения редакции.
Сложно выбрать? , мы поможем!
Заявка на бесплатную консультацию
Хотите быть в курсе самых выгодных предложений и получать полезные материалы - *

*1 раз в неделю только самое важное и интересное из области бизнес-образования!

Заполните форму регистрации